Amikor a beavatkozas dokumentacioja tobb helyrol all ossze, a problema nem csupan nehany elveszett perc. Rosszabb az, hogy az informaciok szetszarodnak. Az ugyfel az egyik rendszerben van, a kapcsolattarto egy regi e-mailben, a fotok a telefon galeriajabn, az alairas kulon, es a vegso PDF csak kesobb keszul el abbol, amit sikerul osszegyujteni.
A digitalis jegyzokonyv a Deratixben ezt a teljes folyamatot egyetlen rekordban tartja. A technikus az ugyfelen kezdi, rogziti a beavatkozas menetet, hozzaadja a fotokat es alairasokat, es az eredmeny ujboli gepelesek nelkul kerul tovabbi felhasznalasra. Az iroda ezutan nem egy felkesz dokumentumcsomagot vesz at, hanem egy teljes es visszakovetheto jegyzokonyvet.
A beavatkozas inditasa kezzel torteno atiras nelkul
Jegyzokonyv letrehozasakor nem kell mindent a nullarol kitolteni. Kivalasztjak az ugyfelet es a telephelyet, a kapcsolattartasi adatok automatikusan kitoltodnek az urlap, es a technikus folytathatja a munkat. Ha a helyszinen megvaltozik egy kapcsolattarto vagy e-mail-cim, azt kozvetlenul a beavatkozas soran javitjak, ahelyett hogy elterest hagynanak a valosag es az ugyfellap kozott.
A gyakorlatban ez foleg a megekezest koveto elso perceket rovditi le. Ahelyett, hogy regi jegyzetekben vagy tobb listaban keresnek a megfelelo telephelyet, egyetlen urlappal dolgoznak, amely mar ismeri az ugyfelet, a cimet es az elsodleges kapcsolattartot. Ha a technikus GPS alapjan erkezik a helyszinre, az alkalmazas a kozeli ugyfeleket is felkinlhatja, es gyorsithatja a megfelelo telephely kivalasztasat.
Az urlap alkalmazkodik ahhoz, ahogyan az On cege tenylegesen vegzi a beavatkozasokat
A DDD cegek nem mindegyike koveti ugyanazt a munkafolyamatot. Egyeseknek elegseges egy egyszerubb jegyzokonyv, masoknak reszletesebb szekciokra, tobb beavatkozasi tipusra, mas ajanlasokra vagy az anyagok es eszkozok pontosabb nyilvantartasara van szukseguk. Ezert a jegyzokonyvben teljes szekciokat lehet be- es kikapcsolni, a munkatipusok es altipusok pedig a ceg sajat nyilvantartasahoz igazodnak.
Fontos az is, hogy uj jegyzokonyv letrehozasakor a leggyakrabban hasznalt munkatipusok es altipusok automatikusan elore kitolthetok. A technikus nem ures kepernyon kezd, es nem kell minden alkalommal ugyanazokra a lehetosegekre kattintania, csak azert, hogy a tenyleges beavatkozashoz jusson.
Ez a kulonbseg a gyakorlatban nagyobb, mint elso ranezesre tunik. Egy szettoredezettt munkafolyamatban a problema mar ott kezdodik, hogy mindenki kicsit maskent rogzit. Az egyik a sajat szolgaltatasnevet hasznalja, a masik mas roviditest, a harmadik pedig csak egy jegyzetben hagyja. Itt a rogzites formaja egysaeges marad akkor is, ha a ceg novekszik es tobben dolgoznak a jegyzokonyveken.
Amit a helyszinen vegeztek, egyszer rogzitik es onnan kerul tovabbi felhasznalasra
A felhasznalt anyagokat mennyiseggel, egysaggel es koncentracioval rogzitik. A celzott kartevaket az elofordulas mertekevel lehet nyilvantartani. A telepitett eszkozoket tipussal es darabszammal rogzitik. Ezek az adatok aztan nem csak az archivalast szolgaljak. Visszaternek a kovetkezo latogatasnal, az attekintesekben, a PDF-ben es a belso keresesek soran.
Ez a kulonbseg ahhoz a helyzethez kepest, amikor a technikus ugyan leir valamit, de az iroda szobeli magyarazat nelkul nem tud vele tovabb dolgozni. Ha az anyagok, kartetevok vagy eszkozok egysaeges listaban szerepelnek, a ceg konzisztens nyilvantartast kap az egesz csapaton at, duplikalt nevek es szabadszoveges megjegyzesek nelkul, amelyeket mindenki maskent ertelmeez.
A fotok, hianyossagok es ajanlasok sajat helyet kapnak ugyanabban a jegyzokonyvben
A digitalis jegyzokonyv nem csak szoveges bejegyzes. Kulon tartalmazza a telephely allapotanak fotodokumentaciojat es kulon rogziti a hianyossagokat. A fotokat kozvetlenul a beavatkozas soran adjak hozza, rendezhetok, leirassal egeszithetok ki es a jegyzokonyv reszei maradnak ahelyett, hogy a telefon galeriajaban vagy egy megosztott mappaban vegeznek kontextus nelkul.
A hianyossagokat kategoriak szerint rogzitik. A szervezesi hianyossagokat kulon, az epiteszeti hianyossagokat kulon es a higieniai hianyossagokat kulon. Minden kategorianak lehet sajat leirasa es sajat fotoi. Az ugyfel ezutan a jegyzokonyvben nem csupan egy altalanos mondatot lat arrol, hogy talaltak valamit, hanem a problema konkret tipusat es vizualis bizonylat.
Emellett az ugyfelnek szolo ajanlasokkal is kiegeszitheto. Ha a ceg elore elkeszitett ajanlasi konyvtarat hasznal, a technikus a megfelelo lehetosegek kozul valaszt es szukseg eseten a helyszini konkret helyzethez igazitja oket. Az eredmeny az ugyfel, az iroda es a jovobeli ellenorzesek szamara egyarant hasznalhato.
A bekuldas nem csak az utolso kattintas
Az ugyfel es a technikus alairasa kozvetlenul az eszkozon tortenik. Bekuldas utan az alairasok beagyazodnak a PDF-be, es a jegyzokonyv e-mailben kezbesidheto, a portal feluleten elerheto az ugyfel szamara, letoltheto vagy megoszthato attol fuggoen, hogyan dolgozik a ceg.
Fontos, hogy a bekuldest a belso szabalyok szerint szigoritani lehet. A ceg megkovetelheti az alairasokat, a fotodokumentaciot, az ajanlasokat vagy a kapcsolattartot meg azelott, mielott a jegyzokonyv bekuldesre kesz lenne. Ez kulonosen ott segit, ahol a jegyzokonyvek nem a technikusnal ernek veget, hanem tovabb alapjat kepezik a reklamacioknak, a minoseg-ellenorzesnek vagy az ugyfelkommunikacionak.
Mas szoval: nem csak arrol van szo, hogy lehet PDF-et generalni. Az a lenyeg, hogy a bekuldest megelozoen meg lehet bizonyosodni arrol, hogy a jegyzokonyvbol semmi lenyeges nem hianyozik.
A folyamatban levo jegyzokonyv terepen sem vesz el
A beavatkozas soran gyakran nem lehet mindent egyszerre elvegezni. A technikus helyisegek kozott mozog, az ugyfel felbeszkiti, valamit csak a szemle utan kell megoldani, vagy a helyszinen egyszeruen nincs stabil jel. Ezert a jegyzokonyv folyamatos mentessel rendelkezik, es a folyamatban levo verziok az alkalmazas bezarasa vagy eszkozhibar utan is elerheto maradnak.
Amikor nincs internet, a jegyzokonyvet tovabb lehet tolteni, beleertve a fotokat es alairasokat is. Az ujracsatlakozas utan a varakozo rekordok automatikusan szinkronizalodnak. Az alkalmazas nem csak azt vizsgalja, hogy az eszkoz csatlakozik-e egy halozathoz, hanem azt is, hogy tenylegesen mukodo internetkapcsolattal rendelkezik-e. Ez kulonosen fontos pincekben, raktarakban, gyartocsamokokban es olyan helyeken, ahol az eszkoz ugyan online-nak tunik, de valosagban semmit nem tud elkuldeni.
Ha valamit javitani kell, reviziot kezelnek es nem kaaoszt
Meg egy jol beallitott folyamatnak is idonkent szuksege van javitasra. Hianyzao foto, kiegeszitett adat, pontositott leiras vagy modositas egy utollagos ellenorzes utan. Ilyen esetben a mar bekuldott jegyzokonyvbol nem atlathatlan potlek keszul felre. Uj revizio jonn letre es a valtozasok tortenete megmarad.
Ez kulonosen akkor lenyeges, ha valaki kesobb azt kerdezi, pontosan mi valtozott es melyik a hatalyos verzio. A jegyzokonyv reszleteiben megmarad az esemenyek idovonala, lathato a PDF, a valtozasok es a bekuldes koruli tovabbi lepesek. A cegnek nem kell magyaraznia a kulonbseget az e-mail mellekletek es a kezzel atnevezett fajlok kozott.
Mi a legfontosabb a digitalis jegyzokonyvben
A digitalis jegyzokonyv legnagyobb elonye nem az, hogy kivatottal a papirt. A lenyeg az, hogy osszekapcsolja azokat az adatokat, amelyek korabban urlapok, fotok, alairasok, jegyzetek, mellekletek es utolagos keresek kozott szorodtak szet. A technikus egyszer rogzit. Az iroda kesz dokumentumot vesz at. Az ugyfel ertehteto kimenetet kap.
Ha reszletesebben meg szeretne ismerni a digitalis jegyzokonyvet, folytassa a digitalis jegyzokonyv, jegyzokonyv letrehozasa, jegyzokonyv reszletei es offline mod oldalakon.
