A technikus elküldi a jegyzőkönyvet, a vezető pedig egy nappal később észreveszi, hogy pótolni kell egy fotót, vagy javítani kell az anyagmennyiséget. A Deratix mostantól lehetővé teszi az elküldött jegyzőkönyvvel való további munkát — újra megnyithatja, javításra visszaküldheti a technikusnak, vagy az elküldés előtt ellenőriztetheti. Minden lehetőség választható, és a cég csak azt kapcsolja be, amit a munkafolyamata megkövetel.
Újranyitás és revíziók
Az elküldött jegyzőkönyv bármikor újra megnyitható. A rendszer automatikusan menti az eredeti állapotot — ami a jegyzőkönyvben az elküldés pillanatában szerepelt, beleértve a PDF-et is. Így mindig nyomon követhető, hogyan nézett ki a jegyzőkönyv a módosítás előtt.
A jegyzőkönyv száma változatlan marad, csak a revíziójelölés kerül hozzá — például Rev. 1, Rev. 2. Az ügyfél és a nyilvántartás számára is egyértelmű, hogy ugyanarról a jegyzőkönyvről van szó, javított változatban.
A vezető az újranyitáskor megadhatja az okot — például „fotodokumentáció pótlása” vagy „anyagfelhasználás javítása”. A módosítás után a jegyzőkönyv a szokásos módon újra elküldhető.
Gyakorlati részlet: az újbóli küldésnél a rendszer nem követeli meg az ügyfél aláírását kötelezőként. Ha az ügyfél nincs jelen, a jegyzőkönyv nélküle is elküldhető — a rendszer csak figyelmeztet a hiányzó aláírásra.
Az újranyitás a beállításokban aktiválható. A cég, amelynek nincs rá szüksége, egyszerűen kikapcsolva hagyja ezt a lehetőséget.
Vezetői jóváhagyás az ügyfélnek való küldést megelőzően
Egyes cégeknél szükséges, hogy a vezető minden jegyzőkönyvet ellenőrizzen, mielőtt az ügyfélhez kerülne. Mások inkább azt preferálják, ha a technikus közvetlenül küldi el a jegyzőkönyvet. A Deratix mindkét változatot támogatja, és a cég bármikor kiválaszthatja, melyik felel meg neki.
Választható ellenőrzés — a technikus a jegyzőkönyvet közvetlenül elküldheti az ügyfélnek, vagy előbb elküldheti a vezetőnek ellenőrzésre. Ez az ő döntése.
Kötelező ellenőrzés — a technikus a jegyzőkönyvet „ellenőrzésre” küldi, a vezető pedig jóváhagyja és elküldi az ügyfélnek, vagy megjegyzéssel visszaküldi a technikusnak javításra. A technikus a visszaküldött jegyzőkönyvet a listában különleges jelöléssel látja, és azonnal módosíthatja.
Az egész folyamat egyetlen kapcsolóval aktiválható a beállításokban. Ha ki van kapcsolva, a jegyzőkönyvek közvetlenül — közbülső lépések nélkül — készülnek és küldhetők el.
Jegyzőkönyv előzetes elkészítése
Tervezett szervizlátogatások esetén a vezető még a technikus indulása előtt elkészítheti a jegyzőkönyvet. Kitölti az ügyfelet, a címet, a munkatípust és egyéb, előre ismert adatokat.
A technikus a helyszínen megnyitja az elkészített jegyzőkönyvet, pótolja a beavatkozás eredményeit, és elküldi — ellenőrzésre vagy közvetlenül az ügyfélnek, a választott módtól függően.
Ez a lehetőség is önállóan kapcsolható be. A cég, ahol a technikus maga hozza létre a jegyzőkönyveket az elejétől fogva, nem köteles használni.
Mit ellenőriz a rendszer az elküldés előtt
Az elküldés előtt a rendszer kiértékeli, hogy nem hiányzik-e valami fontos a jegyzőkönyvből. Ellenőrizhető a technikus aláírása, az ügyfél aláírása, a fotodokumentáció, az ajánlások, az anyagok, a kártevők és a kapcsolattartó személy.
Minden egyes ellenőrzést a cég három szint egyikére állíthat:
- Kikapcsolt — a rendszer az adott tételt nem ellenőrzi.
- Figyelmeztetés — a rendszer figyelmeztetést jelenít meg, de az elküldés nincs blokkolva.
- Kötelező — a jegyzőkönyv nem küldhető el, amíg az adat hiányzik.
A beállítás külön-külön módosítható a technikusok és a vezetők számára. Például: a cégtől a technikus kötelező fotodokumentációt vár el, de a vezető az újra megnyitott jegyzőkönyvet anélkül is elküldheti.
Alapértelmezetten minden ellenőrzés ki van kapcsolva. A cég csak azokat kapcsolja be, amelyek az ő munkájában értelmet nyernek.
A teljes előzmények egy helyen
Minden jegyzőkönyv tartalmaz egy idővonalat az összes eseményről — létrehozás, módosítások, aláírás, ellenőrzésre küldés, visszaküldés, újranyitás.
A változások mezőnként kerülnek rögzítésre. Ha a technikus az újranyitás után módosítja az anyagmennyiséget vagy pótol egy fotót, az előzményekben pontosan látható, mi változott és mikor.
Ha a jegyzőkönyvben az adatok az aláírás után változnak, a rendszer erre figyelmeztet, és megjeleníti, mely mezők módosultak az utolsó aláírás óta.
Amikor a jegyzőkönyvet más személy szerkeszti, a többiek látják. A rendszer megjeleníti a szerkesztő nevét, és megakadályozza az egyidejű szerkesztést.
Dokumentumok mappákban
A meglévő táblázatos nézet mellett lehetőség nyílt mappaszerkezetre váltani. A dokumentumok típus szerint rendezhetők — BKL, tanúsítványok, szerződések, térképek — és minden mappán belül tovább az ügyfél és az időszak szerint.
Mindkét nézet elérhető, és egyetlen kattintással válthat közöttük. Ha egy mappaszinten belül csak egyetlen tétel található, a rendszer automatikusan átugorja, és közvetlenül a tartalmat jeleníti meg.
A következő verzióban tömeges fájlfeltöltést készítünk elő. Ahelyett, hogy minden egyes dokumentumhoz külön megnyitná a párbeszédablakot, lehetőség lesz egyszerre több fájlt kiválasztani, közös adatokat megadni — típust, telephelyet, portál láthatóságot — és egyetlen lépésben feltölteni őket. A nevek automatikusan kitöltődnek a fájlnevekből, és feltöltés előtt módosíthatók.
Ügyfél gyors hozzáadása
Új ügyfél létrehozásakor átkapcsolhat egyszerűsített módba, ahol elég megadni a nevet és a címet. A többi adat — e-mail, cégjegyzékszám, ügyféltípus — választható, vagy később pótolható.
A beállításokban választható, hogy az e-mail ebben a módban is kötelező legyen-e, és kiválasztható a címke, amely az így létrehozott ügyfelekhez automatikusan hozzárendelődik. A teljes űrlap az összes mezővel továbbra is elérhető, és bármikor átkapcsolható.
További fejlesztések
Emelet és lakás a címekben — az ügyfélcímeknél új mezők kerültek hozzáadásra az emelet és a lakás- vagy irodaszám számára. Mindkettő választható. Ha ki vannak töltve, automatikusan megjelennek a jegyzőkönyvekben, a PDF-ben és az e-mailekben.
Új cím közvetlenül a jegyzőkönyvből — ha az ügyfélnek még nincs telephely megadva, közvetlenül a jegyzőkönyv kitöltése közben adható hozzá anélkül, hogy el kellene hagynia az űrlapot. A kapcsolattartó személy az ügyfél nevéből kerül előzetesen kitöltésre, és módosítható.
Kapcsolódó funkciók
Kapcsolódó dokumentáció
- Jegyzőkönyv létrehozása
- Jegyzőkönyv részletei
- Jegyzőkönyv-előzmények
- Jegyzőkönyv-beállítások
- Szekció-beállítások
- Dokumentumkezelés
- Ügyféladatbázis
Összegzés
A 0.60-as verzió az ellenőrzés, a revíziók és az előzetes elkészítés lehetőségeivel bővíti a jegyzőkönyvekkel végzett munkát. Mindegyik lehetőség függetlenül be- és kikapcsolható — a cég a saját igényei szerint alakíthatja a munkafolyamatot anélkül, hogy a jelenlegi munkamódszerét meg kellene változtatnia.
A változások teljes áttekintése a verzióelőzményekben található.
