Az ellenőrzés kéri a biztonsági adatlapot. Pontosan tudja, hol találja
Az ügyfél kéri a múlt hónapban használt szer biztonsági adatlapját. A hatósági ellenőrzés a technikus tanúsítványát kéri. A biztosító a felelősségbiztosítás másolatát igényli. Ahelyett hogy mappákban és régi e-mailekben keresgélne, megnyitja az alkalmazást, kiválasztja az ügyfelet, az anyagot vagy a technikust — és ott a dokumentum. A PDF-et közvetlenül a képernyőn megtekintheti, letöltés nélkül.
Minden dokumentum a megfelelő helyen
Egy kártevőirtó vállalatnál különböző típusú dokumentumokkal dolgoznak, és mindegyik máshova tartozik. A biztonsági adatlapok a beavatkozásokban használt anyaghoz tartoznak. A tanúsítványok, jogosítványok, engedélyek és biztosítások konkrét technikusokhoz tartoznak. A szerződések az ügyfelekhez tartoznak. A helyszínrajzok és mellékletek az elvégzett beavatkozásokhoz. Ha a dokumentumot a megfelelő helyre rendeli, mindenki a cégnél pontosan ott találja, ahol keresi.
- Biztonsági adatlapok és tanúsítványok közvetlenül a munkában használt anyagokhoz rendelve
- Jogosítványok, engedélyek, biztosítások és szerződések konkrét technikusoknál tárolva
- Szerződések és alapdokumentumok ügyfelekhez rendelve
- Helyszínrajzok és mellékletek elvégzett jegyzőkönyvekhez csatolva
Egy szerződés az egész cégre vonatkozik, egy térkép csak egy telephelyre
Nem minden dokumentum kapcsolódik egyformán egy-egy címhez. Egy ügyfélszerződés általában az összes telephelyére vonatkozik. Egy térkép egy konkrét épületre specifikus. Ezért minden dokumentumnál megadhatja, hogy az ügyfél összes, csak kiválasztott, vagy egyetlen telephelyére sem vonatkozik. Ha az ügyfélnek később új telephelyet ad hozzá, az összes telephelyre érvényes dokumentumok ott automatikusan megjelennek.
A szerződés belső marad, a biztonsági adatlapot az egész csapat látja
Nem minden dokumentum való mindenkinek. A belső szerződéseket és az áradatokat a terepen dolgozó technikusok nem kell hogy lássák. Egy technikus tanúsítványa az egész cégnek hasznos lehet. Az anyag biztonsági adatlapja elérhető legyen mindazok számára, akik azzal dolgoznak. Ezért minden dokumentumnál beállíthatja, ki férhet hozzá: az egész csapat, csak a vezetőség, kiválasztott szerepkörök vagy csak Ön. Külön dönti el, hogy a dokumentum megjelenik-e az ügyfélen a portálon is.
Tudja, mit kell megújítani, mielőtt az ellenőrzés rájön
A tanúsítványokat, jogosítványokat és biztosításokat nem elég csak tárolni — tudni kell, hogy még érvényesek-e. Minden dokumentumnál megadja az érvényességi időszakot, és az alkalmazás első pillantásra megkülönbözteti, mi rendben van, mi közeledik a lejárathoz, és mi már lejárt. Ellenőrzés vagy belső audit előtt a központi listában egyszerre kiszűrheti az összes lejárt dokumentumot — technikusokon és anyagokon át. Keresés helyett konkrét feladatot old meg: mit kell megújítani.
Az ügyfél megtalálja maga a szükséges dokumentumokat
A legnagyobb előny akkor jön, amikor az ügyfélnek szüksége van egy dokumentumra anélkül, hogy felhívná vagy írna. Az ügyfélportálon automatikusan megjelennek az elmúlt két év jegyzőkönyveiben használt anyagok biztonsági adatlapjai. Ezenkívül hozzáférést adhat az adott telephelyekhez rendelt egyéb dokumentumokhoz is — szerződésekhez, térképekhez, mellékletekhez. Az ügyfélnek egy helyen van minden, amit ellenőrzéskor be kell mutatnia. Az Ön cége számára ez kevesebb telefonhívást, kevesebb melléklet-küldést jelent.
A régi dokumentumok nem vesznek el, de nem is okoznak rendetlenséget
Egy régi szerződés, az eredeti tanúsítvány vagy egy lecserélt melléklet — néha nincs rájuk szükség naponta, de nem akarja elveszíteni. Ezért nem kell törölni őket a rend fenntartásához. Elegendő archiválni — eltűnnek a napi nézetből, de megmaradnak szükség esetén. A típus, érvényesség, szerző vagy láthatóság szerinti szűréssel kombinálva mindig tiszta munkaterülete van, és biztos lehet benne, hogy a cég históriája biztonságban van.
