Dokumentumkezelés
Az összes dokumentum központi áttekintése. Kezelje az anyagok SDS-eit, technikusi certifikátokat, ügyfélszerződéseket és telephelytérképeket.
Hozzáférés
- 🖥️ Desktop: A bal oldali panelen kattintson a Dokumentumok elemre
- 📱 Mobile: Az alsó sávban koppintson a Több → Dokumentumok elemre
Dokumentumok megjelenítése
Az oldal felső részén két nézet között válthat:
| Nézet | Mikor használja |
|---|---|
| Táblázat | Ha sok dokumentumot kell oszlopok szerint szűrni, rendezni vagy gyorsan összehasonlítani |
| Mappák | Ha a dokumentumokat természetesen típus, ügyfél vagy időszak szerint szeretné böngészni |
Táblázatos nézet
A táblázat nagyobb dokumentummennyiség kezelésére alkalmas. Látható a név, típus, hozzárendelés, láthatóság, érvényesség és az elérhető műveletek. Szükség szerint módosíthatja a látható oszlopokat.
Mappanézet
A mappák áttekinthető struktúrába csoportosítják a dokumentumokat:
- Dokumentumtípus
- Hozzárendelt entitás, például ügyfél vagy anyag
- Időszak, ha a dokumentumnak van
- Fájlok
A mappanézet felső részén visszavezető útvonal látható. Egy részére kattintva magasabb szintre léphet vissza. Ugyanazok a szűrők érvényesek a mappákra is, mint a táblázatra.
Hová tartozik a dokumentum (entitás)
Minden dokumentum egy entitáshoz van rendelve:
| Entitás | Dokumentumpéldák |
|---|---|
| Anyag | SDS, termékcertifikátok |
| Ügyfél | Szerződések, telephelytérképek |
| Felhasználó | Technikusi igazolások, licencek |
| Protokoll | Protokoll mellékletei |
Dokumentumtípusok
| Típus | Használat |
|---|---|
| SDS | Biztonsági adatlapok anyagokhoz |
| Certifikát | Cég vagy technikus certifikátjai |
| Igazolás | Szakmai alkalmassági igazolás |
| Licenc | Tevékenységi engedélyek |
| Szerződés | Szerződések ügyfelekkel |
| Biztosítás | Biztosítási szerződések |
| Térkép | Telephelyek helyszínrajzai |
| Melléklet | Általános mellékletek |
| Egyéb | Más dokumentumok |
Ki látja a dokumentumot
Minden dokumentumnak két független láthatósági beállítása van.
Belső láthatóság
Ki láthatja a dokumentumot a kollégái közül:
| Beállítás | Ki látja |
|---|---|
| Mindenki | Minden bejelentkezett felhasználó |
| Management | Csak menedzserek és adminisztrátorok |
| Szerepkörök | Csak kiválasztott szerepkörök (pl. csak technikusok) |
| Privát | Csak a feltöltő + adminisztrátorok |
Portál láthatóság
Független a belső láthatóságtól - meghatározza, hogy az ügyfél látja-e a dokumentumot a portálon.
| Kapcsoló | Hatás |
|---|---|
| Bekapcsolva | Az ügyfél látja a dokumentumot a portálján |
| Kikapcsolva | A dokumentum csak belső marad |
Amit érdemes ügyfeleknek elérhetővé tenni:
- ✅ Anyagok SDS-ei
- ✅ Telephelytérképek
- ✅ Az Ön certifikátjai
- ❌ Árajánlatok és szerződések
- ❌ Belső megjegyzések
Hozzárendelés telephelyekhez
Csak Ügyfélhez rendelt dokumentumoknál. Meghatározza, hogy a dokumentum az egész cégre vagy konkrét telephelyekre vonatkozik.
| Terjedelem | Mikor használja |
|---|---|
| Nincs hozzárendelés | Az egész cégre érvényes szerződés |
| Kiválasztott telephelyek | Egy konkrét telephely térképe |
| Minden telephely | Mindenhol érvényes munkavédelmi utasítások |
Hol jelenik meg ezután
| Terjedelem | Ügyfél részletei | Telephely részletei |
|---|---|---|
| Nincs hozzárendelés | ✅ | ❌ |
| Kiválasztott telephelyek | beállítás szerint | ✅ ha hozzá van rendelve |
| Minden telephely | beállítás szerint | ✅ |
Kiválasztott/minden telephelynél bekapcsolhatja a Megjelenítés az ügyfélkártyán opciót - a dokumentum ekkor az ügyfél részleteiben is megjelenik.
Szűrés és keresés
A dokumentumokat szűrheti:
- Név - szöveges keresés
- Entitástípus - anyag, ügyfél, felhasználó, protokoll
- Dokumentumtípus - SDS, certifikát, szerződés…
- Láthatóság - mindenki, management, szerepkörök, privát
- Érvényesség - lejárt, hamarosan lejár, érvényes
Tipp: Az oszlopfejlécre kattintva módosíthatja a rendezést.
Dokumentumok feltöltése
Közvetlenül a Dokumentumok oldalról
- Kattintson a Dokumentum feltöltése gombra
- Válassza ki az entitástípust és a konkrét entitást
- Töltse fel a fájlt
- Töltse ki a nevet és dokumentumtípust
- Állítsa be a láthatóságot
- Kattintson a Feltöltés gombra
Entitás szerkesztésekor
Anyagok, ügyfelek vagy felhasználók szerkesztő párbeszédablakaiban megtalálja a Dokumentumok fület, ahol közvetlenül feltölthet fájlokat.
Tömeges import ZIP-ből
Nagyobb archívum migrációjánál (több tucat vagy több száz fájl) használja a tömeges ZIP importot. Az alkalmazás felismeri az ügyfelet, dokumentumtípust és időszakot a mappastruktúrából.
Dokumentum szerkesztése
Szerkeszthető mezők:
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Név | Megjelenített név |
| Dokumentumtípus | Kategória (SDS, certifikát…) |
| Entitás | Hová tartozik a dokumentum |
| Láthatóság | Ki láthatja |
| Portál láthatóság | Láthatja-e az ügyfél |
| Érvényes ettől/eddig | Érvényességi dátumok |
| Megjegyzések | Belső megjegyzések |
| Fájl | Fájl cseréjének lehetősége |
Lejárati figyelmeztetések
A rendszer figyeli a dokumentumok érvényességét:
| Állapot | Jelölés |
|---|---|
| Lejárt | 🔴 Piros címke |
| 30 napon belül lejár | 🟠 Narancssárga címke |
| Érvényes | Nincs jelölés |
Tipp: Az Érvényesség → Hamarosan lejár szűrő megjeleníti a megújítandó dokumentumokat.
Előnézet és letöltés
- PDF - előnézet közvetlenül az alkalmazásban
- Képek - lightbox megjelenítés
- Egyéb - fájl letöltése
Támogatott formátumok
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Kapcsolódó oldalak
- Anyagok - SDS-ek anyagokhoz
- Ügyfél részletei - Ügyféldokumentumok
- Dokumentumok a portálon - Mit lát az ügyfél