Tömeges dokumentumimport (ZIP)

Évek óta gyűjtött biztonsági adatlapok, ügyfélszerződések és telephelytérképek vannak az archívumában? Ahelyett, hogy egyenként töltené fel őket, csomagolja az egész mappát egy ZIP-be, és az alkalmazás egyszerre feldolgozza. Felismeri, melyik ügyfélhez tartozik egy fájl, milyen típusú, és melyik időszakból származik.

Dokumentumimport - kezdőképernyőDesktop

Mikor érdemes használni

• Migráció másik rendszerből — több száz fájl van mappákba rendezve
• Biztonsági adatlap archívum — az összes anyag biztonsági adatlapja egyszerre
• Havi jelentések az ügyféltől — egy ZIP 30 fájl helyett
• Telephelytérképek — amikor egy ügyfél összes telephelyének térképe egy mappában van

Tipp: Ha csak néhány fájlról van szó, gyorsabb őket közvetlenül a Dokumentumok menüpontból vagy az ügyfél/anyag részleteinél feltölteni.

Hozzáférés

• 🖥️ Asztali: A bal oldali sávban Integrációk → ZIP import kártya → Importálás
• 📱 Mobil: Az alsó sávon Több → Integrációk → ZIP import kártya → Importálás

Megjegyzés: A funkcióhoz dokumentumkezelési jogosultság és internetkapcsolat szükséges. Ha nem látja, vegye fel a kapcsolatot az adminisztrátorral.

Hogyan készítse elő a ZIP fájlt

Az alkalmazás a mappa- és fájlnevek alapján próbálja felismerni a dokumentumokat. Minél rendezettebbek a fájljai a ZIP-ben, annál kevesebbet kell javítania a leképezésen.

Javasolt struktúra

Ügyfél és időszak szerint (legpontosabb)

archivumom.zip
├── ABC Kft./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── havi-jelentes.pdf
│   │   └── csapdaellenorzes.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── havi-jelentes.pdf
└── XYZ Zrt./
    └── 2026-03/
        └── havi-jelentes.pdf

Az alkalmazás felismeri:

• Ügyfél a mappa neve alapján (összeveti az ügyfél-adatbázissal)
• Időszak YYYY-MM formátumban (pl. 2026-03)
• Dokumentumtípus a névben szereplő kulcsszavak alapján

Dokumentumtípus szerint

archivumom.zip
├── Biztonsagi adatlapok/
│   ├── racumin-paszta-bal.pdf
│   └── ratimor-blocks-bal.pdf
├── Tanusitvanyok/
│   └── iso-9001-2025.pdf
└── Szerzodesek/
    └── abc-kft-szerzodes-2025.pdf

Kombinált

archivumom.zip
└── ABC Kft./
    ├── Budapest/
    │   ├── telephelyterkep.pdf
    │   └── 2026-03-jelentes.pdf
    └── Debrecen/
        └── telephelyterkep.pdf

Az alkalmazás az ügyfél telephelyét is felismeri (ha az ügyfélnek több címe van).

Mit ismer fel automatikusan az alkalmazás

Dokumentumtípus

A mappa- vagy fájlnevekben szereplő kulcsszavak alapján:

Megjegyzés: Ha az alkalmazás nem ismeri fel a típust, az Egyéb értéket használja — importálás előtt módosíthatja.

Időszak (hónap és év)

Támogatott formátumok a mappa- vagy fájlnevekben:

• 2026-03, 2026/03, 2026 03
• 03-2026, 03/2026
• január 2026, március 2026, május 2026
• january 2026, march 2026, may 2026

Az ékezetek nem kötelezőek — március és marcius ugyanúgy működik.

Ügyfél

Az alkalmazás az ügyfél-adatbázis neveiben keres egyezéseket:

• Pontos egyezés — a ZIP-ben szereplő ABC Kft. megtalálja az adatbázisban szereplő ABC Kft.-t
• Ékezetek nélkül — Becova megtalálja a Bečová s.r.o.-t
• Társasági forma nélkül — ABC megtalálja az ABC Kft.-t
• Elgépelés tolerancia — legalább 50 %-os karakteregyezésnél

Telephely

Ha az ügyfélnek több telephelye van, és a mappa neve egyezik egy telephely utca- vagy városnevével, az alkalmazás automatikusan hozzárendeli.

Korlátok

Tipp: Ha az archívum túl nagy, ossza fel évek vagy ügyfelek szerint, és töltse fel több részletben.

Mit hagy figyelmen kívül az alkalmazás

• Rejtett fájlok (.DS_Store, Thumbs.db, .gitkeep)
• Mappák __MACOSX, .git, .svn
• Szimbolikus linkek
• Nem támogatott formátumú fájlok (pl. .zip a ZIP-ben, .exe, .txt)

1. lépés: A ZIP fájl feltöltése

1. Nyissa meg az Integrációk oldalt, és kattintson a Importálás gombra a ZIP import kártyán
2. Húzza a ZIP fájlt a kijelölt zónába, vagy kattintson és válassza ki
3. Az alkalmazás ellenőrzi:
   • Hogy a fájl érvényes ZIP archívum-e
   • Hogy nem haladja-e meg a 100 MB-ot
   • Hogy nem tartalmaz-e veszélyes tartalmat

Ha a validáció sikeres, az alkalmazás elindítja az elemzést.

2. lépés: Struktúraelemzés

Az elemzés során az alkalmazás:

• Kicsomagolja a ZIP-et egy ideiglenes mappába
• Végigmegy minden fájlon, és megpróbálja felismerni az ügyfelet, típust, időszakot és telephelyet
• Ellenőrzi, hogy létezik-e már azonos nevű dokumentum ugyanannál az ügyfélnél (duplikátum)

Több száz fájl esetén az elemzés több tíz másodpercig is eltarthat. Ne hagyja el az oldalt.

3. lépés: Dokumentumok leképezése

Az elemzés után ügyfél és időszak szerint csoportosított áttekintést lát.

Fájlállapotok

A címke a felismerés biztonsági százalékát is mutatja.

Hierarchikus nézet

A fájlok csoportosítva vannak:

1. Ügyfél szerint — az ügyfél nevére kattintva összecsukja/kinyitja az összes fájlját
2. Időszak szerint az ügyfélen belül — a gyors tájékozódáshoz

A nem hozzárendelt fájlokat a Ügyfél nélkül fejléc alatt találja.

Egy dokumentum szerkesztése

Minden fájlnál módosíthatja:

A Speciális beállítások alatt megnyithatja:

• Portálon látható — az ügyfél látja a dokumentumot a portálján
• Érvényesség kezdete / vége — lejárattal rendelkező dokumentumokhoz (BAL, tanúsítványok)
• Szerepkörökhöz elérhető — ha „Szerepkörök” láthatóságot választ
• Jegyzetek — belső megjegyzés

Tipp: A Visszaállítás gomb visszahozza az alkalmazás által automatikusan javasolt értékeket.

Húzd és vidd — áthelyezés ügyfelek között

A fájlt a bal oldali fogantyúnál (⋮⋮) megfogva áthúzhatja egy másik ügyfél vagy időszak csoportjába. Az áthelyezés után az Ügyfél vagy Időszak mező automatikusan frissül, és az alkalmazás értesíti Önt.

Tömeges műveletek

• Keresés — szűrés fájlnév vagy ügyfél szerint
• Kiválasztottak importálása / Kiválasztottak kihagyása — gyors művelet az összes bejelölt soron
• Jelölőnégyzetek — válassza ki, mely fájlokra alkalmazza a tömeges műveletet

Duplikátumok kezelése

Ha egy fájl Duplikátum állapotú, három lehetősége van:

Figyelem: A Felülírás esetén az eredeti fájl elvész (a jegyzőkönyvekben szereplő hivatkozásokkal együtt). Ha nem biztos benne, használja inkább az Importálás lehetőséget, és a duplikátumot később oldja meg a Dokumentumokban.

Ügyfél nélküli fájlok

Ha az alkalmazás nem tud ügyfelet hozzárendelni és Ön sem ad meg kézzel, a dokumentum az Ön profiljához kerül mentésre. Ez például a saját személyes tanúsítványaihoz vagy engedélyeihez hasznos. Importálás előtt az alkalmazás megmutatja az ilyen fájlok listáját, és megerősítést kér.

4. lépés: Az import indítása

Az alsó sávban összegzést lát:

• Kiválasztva — hány fájl van bejelölve
• Importálandó — hány töltődik fel újként
• Felülírandó — hány írja felül a meglévőt
• Kihagyva — hány nem kerül importálásra
• Ügyfél nélkül — hány kerül mentésre az Ön profiljához

Az X dokumentum importálása gombra kattintva az alkalmazás:

1. Megerősítést kér
2. A fájlokat 10-es kötegekben dolgozza fel — a százalékban és számokban látja a haladást (Feltöltve / Felülírva / Kihagyva)
3. Befejezéskor összegzést mutat az esetleges hibákkal

Tipp: Nagyobb importoknál ne zárja be az oldalt, amíg az import be nem fejeződik.

Az importálás után

• A dokumentumokat a Dokumentumokban és az ügyfél/anyag részleteinél találja
• A művelet rögzítésre kerül az auditban (ki, mikor, hány fájl)
• Ha néhány fájlt Portálon láthatónak jelölt, az ügyfél azonnal látja őket

Leggyakoribb hibák importáláskor

Tippek a sikeres importhoz

Tipp 1: Az első nagy import előtt próbáljon 5-10 fájllal, hogy lássa, hogyan ismeri fel az alkalmazás a struktúrát.

Tipp 2: Az ékezeteket nem kell eltávolítania a mappanevekből — az alkalmazás a Bečová-val és a Becova-val is boldogul.

Tipp 3: Ha biztonsági adatlapokat importál, használja a Biztonsagi adatlapok mappát gyökérként — minden fájl megfelelő típust kap.

Tipp 4: Havi jelentésekhez nevezze a mappákat YYYY-MM formátumban (pl. 2026-03) — az alkalmazás automatikusan hozzárendeli az időszakot.

Tipp 5: Kétség esetén használja a Visszaállítás gombot — visszahozza az automatikusan javasolt értékeket.

Kapcsolódó oldalak

• Integrációk áttekintése — egyéb importálási módok
• Dokumentumkezelés — hol kerülnek tárolásra az importált dokumentumok
• Ügyfél-adatbázis — ahhoz, hogy az alkalmazás felismerje az ügyfelet, az adatbázisban léteznie kell