A BKL-ek, szerződések, helyszínrajzok és tanúsítványok egy cégen belül gyorsan szétszóródnak. Valami az e-mailben van, valami a megosztott meghajtón, valamit egy kolléga mentett el, és valamit csak akkor keresnek elő, amikor az ügyfél vagy az ellenőr éppen szükségét érzi.
A Deratix dokumentumkezelése egyetlen helyre gyűjti össze ezeket az anyagokat, és összekapcsolja őket az ügyfelekkel, telephelyekkel, anyagokkal és az ügyfélportállal. A gyakorlatban ez kevesebb keresést, kevesebb mellékletküldözgetést és nagyobb biztonságot jelent abban, hogy pontosan azt nyitja meg, amire éppen szüksége van.
Amikor minden dokumentum a helyére kerül
A legnagyobb érték nem abban rejlik, hogy van egy újabb fájllista. A lényeg az, hogy a dokumentumot pontosan oda rendeli, ahová tartozik.
- Egy anyaghoz tartozik például egy BKL vagy terméktanúsítvány.
- Egy ügyfélhez tartozik egy szerződés vagy a teljes cégre vonatkozó általános dokumentum.
- Egy adott telephelyhez helyszínrajzot, alaprajzot vagy bármilyen más, csak az adott helyszínre vonatkozó dokumentumot rendelhet.
- Egy felhasználóhoz tartoznak a szakképzettségi igazolások és engedélyek.
- Egy jegyzőkönyvhöz mellékletet csatolhat közvetlenül az elvégzett szolgáltatáshoz.
Ez a különbség aközött, hogy egy dokumentum valahol létezik, és aközött, hogy ténylegesen ott találja, ahol természetesen várná.
Telephelyeknél az érvényességi kör is számít
Az ügyféldokumentumoknál nem elég tudni, kihez tartoznak. Ugyanolyan fontos az is, mely telephelyekre vonatkoznak. Valami az egész cégre érvényes, valami csak egyetlen raktárra vagy fiókra.
Ezért meghatározható, hogy egy dokumentum egy telephelyre, több kiválasztott telephelyre vagy az ügyfél összes telephelyére vonatkozik-e. Ha pedig ez értelmes, a dokumentum az ügyfélkártyán is megjelenik — így két helyről is elérhető, anélkül hogy kétszer kellene feltölteni.
Ez különösen praktikus helyszínrajzok, alaprajzok és olyan anyagok esetén, amelyek egy konkrét helyhez kötődnek, nem pedig a céghez egészében.
Az ügyfél csak azt látja, ami valóban hozzá tartozik
Sok cég egyszerre két különböző igénnyel szembesül. Belső használatra számos dokumentumra van szükség kéznél, de az ügyfélnek csak azokat a anyagokat szeretnék megmutatni, amelyek számára hasznosak.
Pontosan ezért van minden dokumentumnak két külön szintje:
- belső láthatóság a csapat számára,
- portál láthatóság az ügyfél számára.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a belső dokumentumokat megtarthatja a vezetőség vagy bizonyos szerepkörök számára, miközben az ügyfélnek elérhetővé teszi például a BKL-eket, telephelyrajzokat vagy tanúsítványokat — anélkül, hogy minden egyes kérésnél újra elő kellene keresnie egy mellékletet és e-mailben elküldenie.
A Deratix a portált nem kezeli mellékesen. Az ügyfél azokat a dokumentumokat látja, amelyeket számára elérhetővé tettek. Ha több telephelye van, a konkrét helyhez rendelt dokumentumokat is megtekintheti.
A BKL-ek a portálon automatikusan megjelennek a felhasznált anyag alapján
Amikor a technikus a jegyzőkönyvbe beírja a felhasznált anyagot, az ügyfél ezután a portálon látja a hozzá tartozó BKL-t is ahhoz, amit a telephelyein ténylegesen felhasználtak.
Nem jelenik meg azonban az anyaglista összes BKL-je. Csak akkor jelennek meg, ha mindkét feltétel teljesül:
- az adott anyaghoz fel van töltve egy BKL típusú dokumentum
- ezt az anyagot az elmúlt 24 hónapban jegyzőkönyvben használták
Ha ezek a feltételek teljesülnek, az ügyfélnek a BKL-ek a portálon készen állnak — kézi keresés és ismételt mellékletküldés nélkül.
A gyakorlatban ez elsősorban akkor fontos, amikor az ügyfél utólag kéri a szolgáltatásokhoz tartozó dokumentációt, belső ellenőrzést végez, vagy igazolnia kell a felhasznált vegyszereket. Az e-mailes mellékletküldözgetés helyett ezek a BKL-ek közvetlenül a portáljában állnak rendelkezésre.
A dokumentumok érvényessége kézben tartva
A dokumentumkezelés nem csak az ügyfeleknek történő anyagátadásnál hasznos. Ugyanilyen fontos a belső rend szempontjából is.
A dokumentumoknál nyomon követheti az érvényességet, és gyorsan szűrhet:
- mi járt már le,
- mi közelít a lejárathoz,
- mi érvényes még.
Ez különösen hasznos tanúsítványok, szakképzettségi igazolások és engedélyek esetén. Nem kell megvárnia, amíg a probléma magától jelentkezik. Előre ellenőrizheti, mit kell megújítani, és egy ellenőrzésnél azonnal tudja, melyik dokumentum aktuális.
Példa a gyakorlatból
Egy technikus egy kereskedelmi lánc telephelyére megy szervizre, és az ügyfél egyidejűleg kéri a felhasznált készítmények BKL-jeit és a létesítmény helyszínrajzát belső ellenőrzéshez.
Dokumentumrend nélkül ez általában úgy alakul, hogy a technikus felhívja az irodát, az iroda régi mappákat keres át, és az ügyfél vár. Néha rossz verziót küldenek, vagy hiányzik a dokumentum az adott telephelyhez.
A Deratix dokumentumkezelésével megnyitja az ügyfelet vagy az adott telephelyet, a hozzárendelt anyagokat kontextusban látja, és szükség esetén a portálon is elérhetővé teszi. Az ügyfél ezután maga is megtalálhatja őket, a technikusnak pedig nem kell adminisztrációval foglalkoznia a helyszíni munka során.
Mi ebben a legfontosabb
A dokumentumkezelés nem csupán egy újabb helyet teremtett a fájlok feltöltéséhez. Rendet hozott abban, kihez tartozik egy dokumentum, kinek kell látnia, és hol találja meg a megfelelő pillanatban.
Az irodának ez kevesebb keresést és kevesebb körbe-körbe küldözgetett mellékletet jelent. A technikusnak kevesebb telefonhívást a szolgáltatás során. Az ügyfélnek egyszerűbb hozzáférést azokhoz az anyagokhoz, amelyekre rendszeresen szüksége van Öntől.
Ha részletesebben szeretné megismerni ezt a funkciót, tekintse meg a dokumentumkezelést, az ügyfél részleteit és a dokumentumokat az ügyfélportálon.
