Amikor egy cég új rendszerre vált, a legtöbb időt gyakran nem a betanulás, hanem maga az ügyfélállomány áttelepítése veszi el. Nevek, címek, kapcsolattartók, telephelyek és céges adatok. Ha mindezt kézzel írják át, még egy kisebb lista is hosszadalmas adminisztrációvá válik, és a hibák hamarabb kezdenek halmozódni, mint a technikus egyáltalán kiszállna a terepre.
A Deratixben megjelent az ügyfelek fájlból történő importálása. Nem vak adatbázis-feltöltésként, hanem ellenőrzött folyamatként, amelyben a jóváhagyás előtt áttekintheti, mi jön létre, mi egészül ki a meglévő ügyfeleknél, és mit biztonságosabb egyelőre félretenni.
Amikor nem kézi átírással szeretne kezdeni
Ez a funkció akkor a leghasznosabb, ha az ügyféladatok már valahol rendelkezésre állnak, és nem szeretné őket egyesével újra bevinni. Jellemzően a Deratix-szel való induláskor, másik nyilvántartásról való átálláskor vagy két környezet közötti adatbázis-átvitelkor.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy nem csupán cégneveket visz át a rendszerbe. Az ügyféllel együtt a címek és további fontos adatok is átkerülnek, így az import után nem kell minden egyes rekordot kézzel kiegészíteni.
Előbb előnézet, aztán import
Ennek a megoldásnak az egyik legfontosabb jellemzője, hogy semmi sem történik vakon. A fájl feltöltése után a Deratix először egy áttekintést készít, amelyben láthatja, hány ügyfél új, hányat javasol kiegészítésként meglévő ügyfelekhez rendelni, és mely tételek érdemelnek közelebbi vizsgálatot.
Ez különösen akkor fontos, ha nagyobb adatmennyiséget importál. A „remélhetőleg jól sikerült” érzés helyett konkrét képet kap arról, mi fog történni, még mielőtt az adatbázis megváltozna.
- A forrásadatokban lévő problémákat még a tényleges import előtt felismerheti.
- Látja a különbséget az új és a meglévő ügyfelek között, így az eredmény nem éri meglepetésként.
- Tételenként dönthet, nem egyetlen tömeges kattintással, ellenőrzés nélkül.
A Deratix a meglévő ügyfelekkel inkább óvatos
Az importnál nem az jelenti a nehézséget, hogy új ügyfelet kell felvenni. Az igazi kihívás annak megkülönböztetése, hogy egy bejegyzés új ügyfél-e, vagy olyan cég, amely már szerepel az adatbázisban kissé eltérő név alatt, más kapcsolattartóval vagy egy további telephellyel.
Ezért a Deratix a meglévő ügyfeleket a cégjegyzékszám és a kapcsolattartói adatok alapján párosítja, nem csupán a név alapján. Ha pedig az egyezés gyengébb, a rendszer nem tesz úgy, mintha képes lenne Ön helyett dönteni.
A gyakorlatban ez a következőket jelenti:
- erősebb egyezések a meglévő ügyfél kiegészítéseként kerülnek javaslatra,
- a csak név alapján történő gyengébb egyezés jól láthatóan meg van jelölve, és alapértelmezés szerint kihagyásra kerül,
- bizonytalan eseteket megnyithat és egymás mellett összehasonlíthat, mielőtt döntene.
Pontosan ez az a fajta részlet, amely az importnál rengeteg problémát megelőz. Hasonló cégnevek a gyakorlatban nagyon gyakran előfordulnak, és éppen ezeknél a leghibásabbak mind a kézi, mind az automatizált importok.
Fontos a több telephellyel rendelkező cégek számára
Sok kártevőirtó cég nem csupán egyetlen cégkártyaként kezeli az ügyfelet. Egy ügyfélnek gyakran több telephelye, különböző kapcsolattartói és eltérő szolgáltatási helyszínei vannak. Ezért fontos, hogy az import ne egyszerűen a „régit újra cseréljük” elven működjön.
Ha egy ügyfél már létezik a Deratixben, az import képes új címeket hozzáadni, miközben érintetlenül hagyja azt, ami már helyesen van beállítva. Ha az importált cím megegyezik egy meglévővel, nem hoz létre felesleges duplikátumot. Ha új telephelyről van szó, hozzárendeli az ügyfélhez.
Ez a gyakorlatban nagyon fontos. Az adatbázis bővülhet anélkül, hogy az import után káoszt kellene rendbe tenni, azonos címeket összevonni, vagy olyan ügyfelet javítani, aki korábban rendben volt.
Példa a gyakorlatból
Képzeljen el egy céget, amely ügyfeleit a korábbi nyilvántartásából a Deratixbe telepíti át. A listán több száz ügyfél szerepel, közülük nem egy több telephellyel — raktárak, üzletek vagy különböző városokban lévő fiókok.
Import nélkül az adminisztráció kézzel írná át az ügyfeleket, a technikusok pedig még napokig hiányzó címekbe, kapcsolattartókba vagy egész telephelyekbe ütköznének az adatbázisban. Az importtal feltölt egy előkészített fájlt, az előnézetben ellenőrzi az új és meglévő rekordokat, a csak név alapján történő gyenge egyezéseket kihagyja, és jóváhagyja, aminek van értelme.
Az eredmény nem csupán egy gyorsabban feltöltött adatbázis. Az eredmény elsősorban az, hogy az iroda és a technikusok másnap normálisan dolgozhatnak anélkül, hogy a kézi adatbevitel utáni rendetlenséget kellene pótolniuk.
Mit jelent ez a cége számára
Az ügyfélimport nem azért érdekes, mert „tud importálni”. Azért fontos, mert segít megbirkózni a rendszerváltás vagy az adatbázis-bővítés egyik legkellemetlenebb részével, felesleges stressz nélkül.
Az iroda számára kevesebb kézi átírást és kisebb hibarizikót jelent. A cég számára nagyobb kontrollt afelett, hogy mi egészül ki a meglévő ügyfeleknél. A technikusok számára pedig gyorsabban elkészített adatbázist, amellyel azonnal dolgozhatnak a protokolloknál és kiszállásoknál.
Ha részletesebben szeretné megismerni ezt a folyamatot, tekintse meg az ügyfélkezelést, az integrációk áttekintését, az ügyfél-adatbázist, és ha a SuperFaktúra könyvelési rendszert használja, a részletes integrációs útmutatót is.
