Az archívumban több száz biztonsági adatlap, ügyfélszerződés vagy korábbi évekből származó havi jelentés található. A fájlok ügyfelek és hónapok szerinti mappákba vannak rendezve, csak be kell juttatni őket az alkalmazásba. Egyenként feltölteni hetes munka lenne. Lemezről vagy más rendszerből sem tudja egyszerűen beilleszteni őket tömegesen, mert minden dokumentumnál tudnia kell, melyik ügyfélhez tartozik, milyen típusú, és melyik időszakból származik.

A Deratix mostantól lehetővé teszi a ZIP archívumon keresztüli tömeges importot. A fájlokat egyetlen ZIP-be csomagolja, egyszerre tölti fel őket, az alkalmazás pedig megpróbálja önállóan felismerni, hová tartozik az egyes dokumentum. Önnek csak az előnézetet kell ellenőriznie és megerősítenie az importot.

A tömeges dokumentumimport kezdőképernyőjeDesktop

Mikor van értelme

A tömeges import elsősorban akkor hasznos, ha a dokumentumokat máshol már előkészítette, és átírás nélkül szeretné őket átvinni:

Migráció másik rendszerből — amikor Deratixre vált, és több száz fájl van mappákba rendezve.
Biztonsági adatlap archívum — az összes használt anyag biztonsági adatlapja egyszerre.
Havi jelentések az ügyféltől — évi 30 fájl feltöltése helyett elég egyetlen ZIP.
Telephelytérképek — amikor egy ügyfél összes telephelyének alaprajza egy mappában van.

Néhány önálló dokumentum esetén gyorsabb őket közvetlenül a Dokumentumok szekcióból vagy az ügyfél részleteinél feltölteni — ez a módszer továbbra is ugyanúgy működik, mint korábban. A ZIP import kiegészítés azokra az esetekre, amikor tucatnyi vagy több száz fájlról van szó egyszerre.

A mappastruktúra dönti el a pontosságot

Az alkalmazás a mappa- és fájlnevek alapján ismeri fel a dokumentumokat. Minél jobban rendezettek a fájlok a ZIP becsomagolása előtt, annál kevesebbet kell majd a leképezésen javítania.

A legpontosabb az ügyfél és időszak szerinti struktúra:

archivumom.zip
├── ABC Kft./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── havi-jelentes.pdf
│   │   └── adatlap-racumin.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── havi-jelentes.pdf
└── XYZ Zrt./
    └── 2026-03/
        └── havi-jelentes.pdf

Ebből a struktúrából az alkalmazás felismeri:

Ügyfél a mappa neve alapján — összeveti az ügyfél-adatbázissal. Ékezetek és társasági forma nélkül is működik, és toleráns az elgépelésekre.
Időszak év-hónap formátumban. Megérti az olyan jelöléseket is, mint a „2026 március”, „2026-03” vagy „03/2026”.
Dokumentumtípus a névben található kulcsszavak alapján: biztonsági adatlap, tanúsítvány, szerződés, térkép, biztosítás, engedély, képesítés, jelentés. Ha a típust nem ismeri fel, az „Egyéb” típust használja, amelyet Ön az előnézetben módosíthat.

Ha az ügyfélnek több telephelye van, és az útvonalban szerepel egy utca- vagy városnév, az alkalmazás a fájlt a megfelelő telephelyhez is hozzárendeli. Saját mappanévhasználatát megtarthatja — semmit sem kell átalakítani, csak ellenőriznie kell, hogy a nevek nagyjából megfelelnek-e az adatbázisban szereplőknek.

Előnézet az import előtt, nem vakon

A ZIP feltöltése után az alkalmazás kicsomagolja az archívumot, és minden fájlhoz leképezési javaslatot készít: melyik ügyfélhez tartozik, milyen típusú, és melyik időszakból származik. Minden sor mellett színes jelzés mutatja, mennyire biztos az alkalmazás a felismerésben:

Hozzárendelve — sikerült az ügyféllel egyezést találni, a típus is felismerésre került.
Részlegesen hozzárendelve — valami egyezik, de legalább egy adat hiányzik.
Nincs hozzárendelve — az ügyfelet nem sikerült párosítani, kézzel kell kiválasztani.
Duplikátum — az ügyfélnél már létezik ilyen nevű dokumentum, ezért az alkalmazás nem tölti fel.

A tömeges import kártyája az Integrációk szekcióbanDesktop

Így nem vakon erősíti meg az importot. Mentés előtt látja a fájlok listáját az állapotukkal: „ez mentésre kerül, ezt javítani kell, ez már a rendszerben van”. Nincs „remélem, lement” — konkrét képet kap arról, mi fog történni, még mielőtt rákattintana az Importálás gombra.

Ha a rendszer téved, pillanatok alatt javítja

A heurisztika tiszta archívumoknál jól működik, a valóság azonban változatosabb. Az egyik kollégája rövidítéssel nevez el egy mappát, a másik több ügyfelet keverve használ egy mappát, a harmadik nem teszi bele az évet a névbe. Az előnézetben minden fájl hozzárendelését közvetlenül szerkesztheti: módosíthatja az ügyfelet, a telephelyet, a dokumentumtípust, az időszakot és a láthatóságot. A fájlokat egérrel is áthelyezheti ügyfelek között.

A cég szempontjából ez fontosabb, mint maga az automatikus felismerés. Az alkalmazás elvégzi az első kört, Ön egészíti ki a többit, és Ön tartja kézben, hogyan kerülnek besorolásra a dokumentumok.

A tömeges import nem csak az adminisztrátoré

A 0.61.0-s verzióval önálló jogosultsági szint került be a dokumentumkezeléshez. Az a vezető, akinél ez a szint be van kapcsolva, használhatja a tömeges importot és a hagyományos feltöltést is, és nem kell az adminisztrátorra várnia. Korábban az Integrációk szekció minden funkciója kizárólag az adminisztrátori hozzáféréshez volt kötve.

Ezt a beállítást a cég maga kezeli — kinek adja meg ezt a szintet, és kinek nem. A meglévő szerepkörök és hozzáférések nem változnak, csak az a lehetőség jön hozzá, hogy ezeket a csapat további tagjaira is kiterjessze.

Gyakorlati példa: lemezarchívum egyetlen délután alatt

Képzelje el, hogy átveszi egy kolléga feladatait. A lemezen ott van egy Dokumentumok 2024-2025 nevű mappa, benne 14 ügyfélről elnevezett almappa. Mindegyikben havi jelentések, néhány biztonsági adatlap, és néhány esetben telephely alaprajz is.

Az egész mappát ZIP-be csomagolja, megnyitja a Deratix Integrációk szekcióját, és rákattint a ZIP import kártyára. Feltölti a ZIP-et, az alkalmazás kicsomagolja, és néhány másodperc múlva 240 sornyi leképezési javaslat jelenik meg.

A többségük zöld — az ügyfelek párosítva, a típusok stimmelnek, az időszakok is. Körülbelül 30 sor narancssárga — itt időszakot kell pótolni vagy ügyfelet ellenőrizni. Néhány fájl „duplikátum” jelzéssel látható — ezeket már tartalmazza a rendszer, az alkalmazás nem írja felül őket. Átnézi a narancssárga sorokat, javítja, amit kell, és megerősíti az importot.

Néhány perc múlva olyan archívum áll készen az alkalmazásban, amellyel kézzel napokig tartott volna.