Egy ügyfél, három telephely, és mindenhol más személy. Az egyik címen a szervizt intézik, a másikon a jegyzőkönyveket veszik át, a harmadiknak saját telefonszáma és e-mail-címe van. Ha ezek az adatok csak általánosan, a cég szintjén vannak tárolva, előbb-utóbb ugyanaz történik: a technikus rossz számot hív, az iroda rossz e-mail-címre küldi a jegyzőkönyvet, és valakinek kézzel kell helyreigazítania a dolgokat.
Ezért a Deratix közelebb hozta a telephelyek kezelését a valósághoz. Minden cím saját kapcsolattartóval rendelkezhet, és idővel természetes hellyé vált a jegyzőkönyvek, dokumentumok és az adott helyszínhez tartozó egyéb anyagok számára is.
Minden telephely rendelkezhet saját kapcsolattartóval
Ez a változás leginkább a több fiókteleppel, raktárral vagy üzemi egységgel rendelkező cégeknél jelent nagy előnyt. A központ lehet egy, de az a személy, aki beengedi Önt, átveszi a jegyzőkönyvet vagy intézi a szervizt, helyszínenként jellemzően más és más.
Pontosan ezért a kapcsolattartó már nem csak általánosan az ügyfélkártyán szerepel. Közvetlenül ahhoz a telephelyhez van rendelve, ahol a gyakorlatban szükség van rá.
- Kevesebb tévedés telefonálásnál a kiszállás előtt vagy a beavatkozás során.
- Pontosabb adatok az ügyfél-adatbázisban, ha minden telephely saját kapcsolattartót visel.
- Jobb rendezettség a nagyobb ügyfeleknél, ahol egyetlen cégkártya nem elegendő.
A jegyzőkönyv-űrlapon azonnal a megfelelő kapcsolattartó töltődik be
A legnagyobb gyakorlati előny nem csupán az, hogy a kapcsolattartók nyilvántarthatók. A lényeg az, hogy azután a jegyzőkönyv készítésekor automatikusan felhasználásra kerülnek.
Amikor az űrlapon kiválasztja az ügyfelet és a konkrét telephelyet, a Deratix közvetlenül erről a címről tölti be a kapcsolattartó személyt, e-mail-címet és telefonszámot. Nem kell minden beavatkozásnál kézzel átírnia őket, és nem kell azon gondolkodnia, hogy a nyilvántartásban még a régi személy vagy a régi szám szerepel-e.
A telephely már nem csupán cím, hanem munkahelyi kontextus
Később a telephelyek kezelése kiegészült az ügyfél áttekinthetőbb részletes nézetével és az egyes helyszínekkel való önállóbb munkavégzéssel. Ez azért fontos, mert nagyobb ügyfeleknél nem elég tudni, hová megy a technikus. A konkrét telephelynél szükség van annak jegyzőkönyveire, dokumentumaira és egyéb anyagaira is.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy már nem csak a cégkártyával dolgozik valaki egészében. Megnyitja a konkrét helyszínt, és pontosan azzal foglalkozik, ami az adott címhez tartozik.
A jegyzőkönyv küldésekor kisebb a tévedés esélye
Ez a változás nem csak a telefonszámoknál és neveknél segített. Magát a jegyzőkönyvek kiküldését is javította.
A gyakorlatban ez a következőket jelenti:
- a jegyzőkönyv a telephely e-mail-címére irányítható, nem csak a cég általános címére,
- a céges e-mail is elérhető belső nyilvántartáshoz vagy archiváláshoz,
- újraküldéskor jobb áttekintés áll rendelkezésre arról, kinek küldték eredetileg a jegyzőkönyvet, és hogy a kapcsolattartók időközben változtak-e.
Ez különösen azoknál az ügyfeleknél fontos, akiknél a címek és kapcsolattartók gyakrabban változnak. Ahelyett, hogy a jegyzőkönyv csendben a rossz személy postaládájába kerülne, nagyobb kontrollja van afelett, hová jut el valójában.
Példa a gyakorlatból
Képzeljen el egy ügyfelet, akinek a központja Budapesten van, raktára Debrecenben és termelőüzeme Győrben. A technikus a raktárba megy, de a beavatkozás után a jegyzőkönyvet a debreceni telephelyvezető kell hogy megkapja. Ezzel egyidejűleg a cég szeretne egy másolatot a közös céges e-mail-címre is.
Telephelyi szintű kapcsolattartók nélkül könnyen előfordul, hogy a technikus a központot hívja, az iroda az általános címre küldi a jegyzőkönyvet, és a megfelelő személy csak késve kapja meg. Az új megoldással kiválasztja a konkrét telephelyet, betöltődnek a helyes kapcsolattartók, és küldéskor pontosan tudja, hová kell a dokumentumnak eljutnia.
Mi ebben a legfontosabb
A változás legnagyobb előnye nem az, hogy az ügyfél részletes nézetében több mező jelent meg. A lényeg az, hogy a telephely megszűnik csupán egy cím lenni a listában.
Saját kapcsolattartói, saját dokumentumai és saját kontextusa van a mindennapi munkához. Ez csökkenti azokat az apró, mindennapos hibákat, amelyek feleslegesen veszik el az idejét mind az irodának, mind a technikusoknak.
Ha részletesebben szeretné megismerni ezt a funkciót, tekintse meg az ügyfélkezelést, a jegyzőkönyv létrehozását, az ügyfél részletes nézetét és az értesítéseket.
