Egy kártevőirtó cég kiszállási terve nem egyszerű időpontlista. Minden időponthoz tartozik ügyfél, telephely, technikus, munkatípus és egy eredmény, amelynek később protokollba kell kerülnie. Ha ezek az adatok szétszóródnak az alkalmazás, egy naptár és a belső jegyzetek között, a csapat idejét az emészti fel, hogy összefésülje, ki hová megy és mit kell a helyszínen elvégeznie.
A Deratixba ezért bekerült a lehetőség, hogy a protokollokat közvetlenül naptárban tervezze, és szükség szerint összekapcsolja őket a Google Naptárral. Az iroda a Deratixban készíti elő a beavatkozást, a technikus folyamatban lévő protokollt kap, a terv pedig abba a naptárba is beíródhat, amelyet a cég vagy az adott technikus a mindennapi munkában használ.
A tervből előkészített protokoll lesz
A tervezés több mint egy időpont elmentése. A Deratixban kiválasztja az ügyfelet, a telephelyet, a dátumot, a technikust, az idősávot és a munkatípust. Megadhat belső utasítást is a technikusnak, amely a csapat számára látható marad.
Mentés után folyamatban lévő protokoll jön létre jövőbeli időponttal és Tervezett címkével. A technikus később úgy nyitja meg, mint bármely protokollt: kitölti a munka eredményét, a fotókat és az aláírásokat, majd a szokásos módon elküldi. Az iroda tehát nem emlékeztetőt készít, hanem rögtön azt a munkabejegyzést, amelyet a technikus a terepen folytat.
Csapatszintű áttekintés az irodának és a vezetőknek
A protokoll naptár a protokoll-előzmények második nézete. Ugyanazokkal a bejegyzésekkel dolgozik, csak idő és technikus szerint mutatja őket. Ez főleg akkor számít, ha egyszerre több embert tervez: nem elég tudni, hogy a beavatkozás létezik. Azt is látni kell, kié, és hol van még szabad hely.
Többféle nézet érhető el, attól függően, éppen hogyan tervez:
- A csapat hét egymás mellett mutatja a technikusokat, és segít elosztani a következő napok munkáját.
- A napi nézet akkor hasznos, ha egy konkrét napot és pontos időket kezel.
- Az agenda a protokollokat napok szerint rendezett, jól olvasható listaként mutatja.
- A havi nézet hosszabb időszak áttekintésében segít.
Számítógépen a folyamatban lévő protokollok egérrel áthúzhatók másik időpontra vagy másik technikushoz. Az ellenőrzés alatti, elküldött vagy törölt protokollok olvashatóként a naptárban maradnak, hogy a kész nyilvántartás tervezés közben véletlenül se változzon.
A Google Naptár igazodik a cég munkájához
A Google Naptár szinkronizálás nem egyetlen merev modellre épül. A rendszergazda kiválaszthatja, hogy a protokollok egy vállalati naptárba, az egyes technikusok naptáraiba, vagy egyszerre a vállalatiba és a technikusiba íródjanak.
Ha a cég központi irodai tervet használ, elegendő a vállalati naptár. Ha a technikusok önállóbban szervezik a napjukat, érdemes a kiosztott beavatkozásokat a technikusi naptáraikba küldeni. Nagyobb csapatnál a kettő kombinációja lehet praktikus: az irodáé a közös áttekintés, a technikusé a saját napi terv.
Fontos a technikus személyes csatlakozása is. Ha a rendszergazda engedélyezi, a technikus a saját beállításaiban csatlakoztathatja a saját Google Naptárát, és kiválaszthatja, hová íródjanak a kiosztott beavatkozásai. Az iroda tehát továbbra is a Deratixban tervez, a technikus viszont a megszokott naptárában is látja a napját.
Ez a beállítás a jövőben is hasznos. A cég kezdheti egyszerű vállalati naptárral, és később áttérhet a technikusi naptárakra vagy a kombinált modellre anélkül, hogy változtatnia kellene a protokollok létrehozásán.
Az időpontok a munkafolyamat részei maradnak
Tervezés közben gyakran változik az idő, a technikus vagy a látogatások sorrendje. A naptár ezért nem csak passzív áttekintés. A folyamatban lévő protokollokon módosíthatja az időpontot, az idősávot és a technikust, ha van erre jogosultsága.
Közben világos marad, mi a terv és mi már a munka eredménye. A tervezett protokoll előkészített bejegyzés. A munkát csak a protokoll befejezése és elküldése igazolja. Ez segít rendet tartani aközött, ami még terv, ami folyamatban van, és amit már átadtak az ügyfélnek.
A követő beavatkozások visszakerülnek a tervbe
Egy protokoll befejezésekor felmerülhet újabb ellenőrzés vagy követő beavatkozás igénye. A Deratix a küldés után elő tud készíteni egy új kapcsolódó protokollt a megfelelő ügyféllel, időponttal, technikussal és munkatípussal.
A szervizcsapatnak ez gyakorlati különbség. Az ismételt ellenőrzés nem marad megjegyzés a kész protokoll mellett. Bekerül a munkatervbe, ahol az iroda és a technikusok a többi beavatkozással együtt látják.
Így néz ki egy átlagos nap
Az iroda reggel megnyitja a csapat hetet, és látja, mely technikusoknak van tervezett kiszállása. Új ügyfélnél kiválasztja a telephelyet, az időt, a munkatípust és a technikust. A Deratix előkészíti a folyamatban lévő protokollt, és a cég beállítása szerint a Google Naptárba is beírja.
A technikus napközben megnyitja a tervét, rálép a beavatkozás részleteire, és folytatja az előkészített protokollt. A helyszínen kiegészíti a munka tényleges menetét, a fotókat és az aláírásokat. Ha a beavatkozásnál újabb ellenőrzésre van szükség, az rögtön előkészíthető következő protokollként.
Az eredmény összefüggőbb munkafolyamat: a terv, a protokoll, a technikus naptára és a követő beavatkozás egymásra épül.
Ha szeretné látni, hová illeszkedik ez az újdonság a tágabb folyamatban, folytassa a digitális protokollal, a protokoll naptárral, a protokoll-előzményekkel és a protokoll létrehozásával.
