Amikor a beavatkozás dokumentációja több helyről áll össze, a probléma nem csupán néhány elveszett perc. Rosszabb az, hogy az információk szétszóródnak. Az ügyfél az egyik rendszerben van, a kapcsolattartó egy régi e-mailben, a fotók a telefon galériájában, az aláírás külön, és a végső PDF csak később készül el abból, amit sikerül összegyűjteni.
A digitális jegyzőkönyv a Deratixben ezt a teljes folyamatot egyetlen rekordban tartja. A technikus az ügyfélen kezdi, rögzíti a beavatkozás menetét, hozzáadja a fotókat és aláírásokat, és az eredmény újbóli gépelések nélkül kerül további felhasználásra. Az iroda ezután nem egy félkész dokumentumcsomagot vesz át, hanem egy teljes és visszakövethető jegyzőkönyvet.
A beavatkozás indítása kézzel történő átírás nélkül
Jegyzőkönyv létrehozásakor nem kell mindent a nulláról kitölteni. Kiválasztják az ügyfelet és a telephelyet, a kapcsolattartási adatok automatikusan kitöltődnek az űrlapon, és a technikus folytathatja a munkát. Ha a helyszínen megváltozik egy kapcsolattartó vagy e-mail-cím, azt közvetlenül a beavatkozás során javítják, ahelyett hogy eltérést hagynának a valóság és az ügyféllap között.
A gyakorlatban ez főleg a megérkezést követő első perceket rövidíti le. Ahelyett, hogy régi jegyzetekben vagy több listában keresnék a megfelelő telephelyet, egyetlen űrlappal dolgoznak, amely már ismeri az ügyfelet, a címet és az elsődleges kapcsolattartót. Ha a technikus GPS alapján érkezik a helyszínre, az alkalmazás a közeli ügyfeleket is felkínálhatja, és gyorsíthatja a megfelelő telephely kiválasztását.
Az űrlap alkalmazkodik ahhoz, ahogyan az Ön cége ténylegesen végzi a beavatkozásokat
A DDD cégek nem mindegyike követi ugyanazt a munkafolyamatot. Egyeseknek elégséges egy egyszerűbb jegyzőkönyv, másoknak részletesebb szakaszokra, több beavatkozási típusra, más ajánlásokra vagy az anyagok és eszközök pontosabb nyilvántartására van szükségük. Ezért a jegyzőkönyvben teljes szakaszokat lehet be- és kikapcsolni, a munkatípusok és altípusok pedig a cég saját nyilvántartásához igazodnak.
Fontos az is, hogy új jegyzőkönyv létrehozásakor a leggyakrabban használt munkatípusok és altípusok automatikusan előre kitölthetők. A technikus nem üres képernyőn kezd, és nem kell minden alkalommal ugyanazokra a lehetőségekre kattintania, csak azért, hogy a tényleges beavatkozáshoz jusson.
Ez a különbség a gyakorlatban nagyobb, mint első ránézésre tűnik. Egy széttöredezett munkafolyamatban a probléma már ott kezdődik, hogy mindenki kicsit másként rögzít. Az egyik a saját szolgáltatásnevét használja, a másik más rövidítést, a harmadik pedig csak egy jegyzetben hagyja. Itt a rögzítés formája egységes marad akkor is, ha a cég növekszik és többen dolgoznak a jegyzőkönyveken.
Amit a helyszínen végeztek, egyszer rögzítik és onnan kerül további felhasználásra
A felhasznált anyagokat mennyiséggel, egységgel és koncentrációval rögzítik. A célzott kártevőket az előfordulás mértékével lehet nyilvántartani. A telepített eszközöket típussal és darabszámmal rögzítik. Ezek az adatok aztán nem csak az archiválást szolgálják. Visszatérnek a következő látogatásnál, az áttekintésekben, a PDF-ben és a belső keresések során.
Ez a különbség ahhoz a helyzethez képest, amikor a technikus ugyan leír valamit, de az iroda szóbeli magyarázat nélkül nem tud vele tovább dolgozni. Ha az anyagok, kártevők vagy eszközök egységes listában szerepelnek, a cég konzisztens nyilvántartást kap az egész csapaton át, duplikált nevek és szabadszöveges megjegyzések nélkül, amelyeket mindenki másként értelmez.
A fotók, hiányosságok és ajánlások saját helyet kapnak ugyanabban a jegyzőkönyvben
A digitális jegyzőkönyv nem csak szöveges bejegyzés. Külön tartalmazza a telephely állapotának fotódokumentációját és külön rögzíti a hiányosságokat. A fotókat közvetlenül a beavatkozás során adják hozzá, rendezhetők, leírással egészíthetők ki és a jegyzőkönyv részei maradnak ahelyett, hogy a telefon galériájában vagy egy megosztott mappában végeznek kontextus nélkül.
A hiányosságokat kategóriák szerint rögzítik. A szervezési hiányosságokat külön, az építészeti hiányosságokat külön és a higiéniai hiányosságokat külön. Minden kategóriának lehet saját leírása és saját fotói. Az ügyfél ezután a jegyzőkönyvben nem csupán egy általános mondatot lát arról, hogy találtak valamit, hanem a probléma konkrét típusát és vizuális bizonyítékát.
Emellett az ügyfélnek szóló ajánlásokkal is kiegészíthető. Ha a cég előre elkészített ajánlási könyvtárat használ, a technikus a megfelelő lehetőségek közül választ és szükség esetén a telephely konkrét helyzetéhez igazítja őket. Az eredmény az ügyfél, az iroda és a jövőbeli ellenőrzések számára egyaránt használható.
A beküldés nem csak az utolsó kattintás
Az ügyfél és a technikus aláírása közvetlenül az eszközön történik. Beküldés után az aláírások beágyazódnak a PDF-be, és a jegyzőkönyv e-mailben kézbesíthető, a portál felületén elérhető az ügyfél számára, letölthető vagy megosztható attól függően, hogyan dolgozik a cég.
Fontos, hogy a beküldést a belső szabályok szerint szigorítani lehet. A cég megkövetelheti az aláírásokat, a fotódokumentációt, az ajánlásokat vagy a kapcsolattartót még azelőtt, mielőtt a jegyzőkönyv beküldésre kész lenne. Ez különösen ott segít, ahol a jegyzőkönyvek nem a technikusnál érnek véget, hanem tovább alapját képezik a reklamációknak, a minőség-ellenőrzésnek vagy az ügyfélkommunikációnak.
Más szóval: nem csak arról van szó, hogy lehet PDF-et generálni. Az a lényeg, hogy a beküldést megelőzően meg lehet bizonyosodni arról, hogy a jegyzőkönyvből semmi lényeges nem hiányozik.
A befejezetlen jegyzőkönyv terepen sem vész el
A beavatkozás során gyakran nem lehet mindent egyszerre elvégezni. A technikus helyiségek között mozog, az ügyfél félbeszakítja, valamit csak a szemle után kell megoldani, vagy a helyszínen egyszerűen nincs stabil jel. Ezért a jegyzőkönyv folyamatos mentéssel rendelkezik, és a vázlatok az alkalmazás bezárása vagy eszközhiba után is elérhetők maradnak.
Amikor nincs internet, a jegyzőkönyvet tovább lehet tölteni, beleértve a fotókat és aláírásokat is. Az újracsatlakozás után a várakozó rekordok automatikusan szinkronizálódnak. Az alkalmazás nem csak azt vizsgálja, hogy az eszköz csatlakozik-e egy hálózathoz, hanem azt is, hogy ténylegesen működő internetkapcsolattal rendelkezik-e. Ez különösen fontos pincékben, raktárakban, gyártócsarnokokban és olyan helyeken, ahol az eszköz ugyan online-nak tűnik, de valóságban semmit nem tud elküldeni.
Ha valamit javítani kell, revíziót kezelnek és nem káoszt
Még egy jól beállított folyamatnak is időnként szüksége van javításra. Hiányzó fotó, kiegészített adat, pontosított leírás vagy módosítás egy utólagos ellenőrzés után. Ilyen esetben a már beküldött jegyzőkönyvből nem átláthatatlan pótlás készül félre. Új revízió jön létre és a változások története megmarad.
Ez különösen akkor lényeges, ha valaki később azt kérdezi, pontosan mi változott és melyik a hatályos verzió. A jegyzőkönyv részleteiben megmarad az események idővonala, látható a PDF, a változások és a beküldés körüli további lépések. A cégnek nem kell magyaráznia a különbséget az e-mail mellékletek és a kézzel átnevezett fájlok között.
Mi a legfontosabb a digitális jegyzőkönyvben
A digitális jegyzőkönyv legnagyobb előnye nem az, hogy kiváltotta a papírt. A lényeg az, hogy összekapcsolja azokat az adatokat, amelyek korábban űrlapok, fotók, aláírások, jegyzetek, mellékletek és utólagos keresések között szóródtak szét. A technikus egyszer rögzít. Az iroda kész dokumentumot vesz át. Az ügyfél érthető kimenetet kap.
Ha részletesebben meg szeretné ismerni a digitális jegyzőkönyvet, folytassa a digitális jegyzőkönyv, jegyzőkönyv létrehozása, jegyzőkönyv részletei és offline mód oldalakon.
