Protokoll részletei

Itt található a protokoll minden adata — az ügyféladatoktól és az elvégzett munkáktól a változási idővonalig és a PDF letöltéséig.

Protokoll részleteiDesktop

Hozzáférés a részletekhez

A protokoll részleteit így nyithatja meg:

• Kattintson egy sorra a protokolltörténetben
• Kattintson a protokollszámra a listában
• Közvetlen hivatkozással (az URL tartalmazza a protokoll ID-ját)

Fejléc

Az oldal felső részében található:

• Protokollszám — a protokoll egyedi azonosítója
• Protokoll állapota — színes címke (lásd lent)
• Revíziós címke — ha a protokollt újranyitották, megjelenik a Rev. 1, Rev. 2 stb.
• Zárcímke — ha valaki éppen szerkeszti a protokollt, Szerkesztés alatt (kolléga) vagy Ön szerkeszti (Ön) látható
• Ügyfél neve — gyors tájékozódáshoz
• Vissza gomb — visszatérés a protokolltörténethez

Megjegyzés a zárolásokról: Az alkalmazás megakadályozza, hogy többen egyszerre szerkesszék ugyanazt a protokollt. Ha a Szerkesztés alatt jelzést látja, várjon, amíg a kolléga befejezi, vagy vegye fel vele a kapcsolatot.

Protokoll állapota

Minden protokollnak van állapota, amely jelzi, melyik fázisban van:

Tipp: A Visszaküldött állapot csak akkor jelenik meg, ha a protokoll folyamatban van, és az utolsó művelet ellenőrzésből történő visszaküldés volt. A fejlécben és a protokoll listában is látható.

Életciklus menete

A menet a szervezet protokollfolyamat-beállításától függ. Az adminisztrátor ezt a protokoll beállításokban konfigurálja.

Folyamat nélkül (közvetlen küldés)

A legegyszerűbb beállítás. A technikus kitölti az űrlapot, és egy kattintással elküldi a protokollt az ügyfélnek.

1. A technikus kitölti az űrlapot
2. Rákattint a Küldés gombra → a protokoll állapota Elküldött (végleges)
3. A PDF létrejön, és e-mailben elküldésre kerül az ügyfélnek

Nincs köztes lépés és nincs ellenőrzés. Akkor megfelelő, ha egyedül dolgozik, vagy nincs szükség jóváhagyásra.

Opcionális ellenőrzéssel

A technikus mentheti a protokollt, később visszatérhet, és eldöntheti, hogy közvetlenül küldi-e, vagy ellenőrzésre adja.

1. A technikus kitölti az űrlapot
2. Rákattint a Mentés gombra → a protokoll állapota Folyamatban lévő
3. A technikus bármikor visszatérhet, módosíthatja, majd:
   • Rákattint a Küldés gombra → a protokoll állapota Elküldött (végleges)

A felettes látja a folyamatban lévő protokollokat, és ellenőrizheti vagy elküldheti őket.

Kötelező ellenőrzéssel

A technikusnak minden protokollt ellenőrzésre kell átadnia. Az ügyfélnek csak a felettes küldheti el.

1. A technikus kitölti az űrlapot
2. Rákattint a Mentés gombra → a protokoll állapota Folyamatban lévő
3. Ha az űrlap teljes, rákattint az Ellenőrzésre gombra → a protokoll állapota Ellenőrzés alatt
4. A felettes ellenőrzi:
   • Ha rendben van → Küldés → a protokoll állapota Elküldött (végleges)
   • Ha javítás kell → visszaküldi a technikusnak → a protokoll állapota Visszaküldött
5. A technikus javítja, majd újra átadja Ellenőrzésre
6. Jóváhagyás után a felettes elküldi → Elküldött

Lezárás az ügyfélnek küldött e-mail nélkül

Ha az ügyfélnek nincs szüksége a protokollra e-mailben, például mert letölti az ügyfélportálon, a címzettválasztó párbeszédben ne válasszon ki egyetlen címet sem, és kattintson a Lezárás az ügyfélnek küldött e-mail nélkül gombra.

• A protokoll Elküldött állapotú lesz, és elkészül a PDF. Az ügyfél nem kap e-mailt.
• A protokoll fejlécében megjelenik a Nincs e-mail az ügyfélnek jelölés, a változások előzményeiben pedig a Lezárva az ügyfélnek küldött e-mail nélkül sor. Az E-mail cím mezőnél ez a megjegyzés látható: Az ügyfél nem kapott e-mailt.
• A belső másolat a cég beállításai szerint megy ki, és jelzi, hogy az ügyfél nem kapott e-mailt.
• A protokollt később is elküldheti az ügyfélnek a PDF újraküldése gombbal. A jelölés ekkor eltűnik.

Ha az ügyfélnek küldött e-mailt a küldéskor nem sikerült kézbesíteni, az E-mail cím mezőnél ez a megjegyzés jelenik meg: Az ügyfélnek küldött e-mail kézbesítése nincs megerősítve.

Protokollok előkészítése menedzser által

Ha ez az opció be van kapcsolva, a menedzser már a beavatkozás előtt elkészítheti a protokoll alapját:

1. A menedzser létrehozza a protokollt, és kitölti az ismert adatokat (ügyfél, cím, munkatípus)
2. Hozzárendeli a protokollt egy technikushoz
3. A technikus a helyszínen pótolja a hiányzó adatokat (anyagok, fotók, aláírások)
4. A beállított ellenőrzési mód szerint folytatja (közvetlen küldés vagy ellenőrzésre adás)

Elküldött protokoll újranyitása

Ha ez az opció be van kapcsolva, a felettes javításra megnyithat egy már elküldött protokollt:

1. A felettes megnyitja az elküldött protokollt
2. Rákattint az Újranyitás gombra — megerősítő párbeszéd jelenik meg
3. Opcionálisan kitölti az Újranyitás oka mezőt (pl. „anyag mennyiségének javítása”, „aláírás pótlása”)
4. Megerősíti a műveletet — a protokoll Folyamatban lévő állapotba tér vissza
5. Javítás után újra végigmegy az ellenőrzési és küldési folyamaton
6. A revíziószám automatikusan nő — a következő küldéskor Rev. 1, Rev. 2 stb. jelenik meg

Megjegyzés: Revízióban az ügyfél és a telephely nem módosítható — a revízió ugyanannak az ügyfélnek a protokollját javítja. Másik ügyfélhez hozzon létre új protokollt.

Tipp: Az újranyitás oka opcionális, de ajánlott kitölteni — segít a kollégáknak és Önnek később megérteni, miért módosult a protokoll.

Minden újranyitás rögzül az idővonalon, az eredeti verzió pedig megmarad a történetben. Revízióknál a kötelező aláírások figyelmeztetéssé válnak — nem szükségesek az újbóli elküldéshez, ha az első küldéskor már megvoltak.

Az eszközön várakozó módosítás

Ha kapcsolat nélkül szerkesztette a protokollt, a részletek tetején egy sáv mutatja a módosítás állapotát:

• A módosítás küldésre vár — a kapcsolat helyreállása után automatikusan mentődik; a Módosítás megnyitása gombbal még szerkesztheti
• A módosítás küldése folyamatban… — várjon, amíg mentődik
• Mentve – küldésre kész — a módosítás mentve van; a protokollt a Küldés gombbal küldi el (kiválasztja az e-mail-címeket), vagy Ellenőrzésre adja át; a Bezárás elrejti az emlékeztetőt
• A protokoll időközben megváltozott — valaki más újabb verziót mentett; a Saját módosítás megnyitása megmutatja a különbségeket, és Ön dönti el, melyik verzió maradjon, vagy Saját módosítás elvetése
• A módosítás nem menthető — például a protokollt időközben elküldték vagy törölték; nyissa meg vagy vesse el a módosítást
• A módosítást nem sikerült elküldeni — Újrapróbálás

Amíg a módosítás nem mentődik, a felső Küldés és Ellenőrzésre gomb nem aktív — a protokollt az Ön módosítása nélkül küldenék el.

Bővebben az Offline mód útmutatóban.

Műveletek a protokollal

PDF megjelenítése

A PDF megtekintése gombbal a protokoll az alkalmazáson belüli PDF-nézőben nyílik meg. A néző támogatja:

• Nagyítás és kicsinyítés
• Oldalak lapozása
• Letöltés az eszközre

PDF letöltése

A PDF letöltése gomb közvetlenül az eszközre menti a fájlt. A fájlnév a protokollszámnak felel meg.

Megosztás

A Megosztás gomb megnyitja az eszköz rendszermegosztási menüjét. Megoszthatja:

• E-mailben
• Üzenetküldő alkalmazásokon keresztül
• Fájlok közé mentve
• Más telepített alkalmazással

Megjegyzés: A megosztási funkció az eszköz és a böngésző lehetőségeitől függ.

PDF újraküldése

Ha a protokollt újra el kell küldenie e-mailben:

1. Kattintson a PDF újraküldése gombra
2. A párbeszédben válassza ki a címzetteket:
   • E-mail az ügyfél címéből
   • Ügyfél e-mailje (céges)
   • Adminisztrátor/menedzser e-mailje
   • Saját e-mail cím
3. Kattintson a Küldés gombra

Egyszerre több címzettet is kiválaszthat.

Protokoll törlése

Ha van jogosultsága protokollok törlésére:

1. Kattintson a Törlés gombra (kuka ikon)
2. Erősítse meg a műveletet a párbeszédben

Figyelmeztetés: A protokoll törlése visszafordíthatatlan művelet. A törölt protokoll nem állítható vissza.

Idővonal

A protokoll fejléc alatt található az idővonal — a protokoll létrehozása óta történt események és változások időrendi áttekintése.

A protokoll idővonalaDesktop

Eseménytípusok

Mi látható az esemény részleteiben

Minden eseménynél látható:

• Dátum és idő — mikor történt az esemény
• Ki — a műveletet végrehajtó felhasználó neve
• Módosított szakaszok — színes címkék mutatják, mely szakaszokban történt változás (pl. Anyagok, Kártevők, Fotók)

A Változások részletei gombbal részletes változáslista nyitható meg:

• Szöveges mezőknél látható a régi és az új érték
• Listáknál (anyagok, kártevők) láthatók a hozzáadott, eltávolított vagy módosított elemek
• Fotóknál láthatók a hozzáadott vagy eltávolított fotók előnézetei

Mit lát az ügyfél a portálon

Az ügyfélportálon az ügyfél rövidített idővonalat lát:

• létrehozás, aláírások, küldés a revízió számával, javításra megnyitás az indokkal és törlés,
• változások az első aláírás vagy küldés után — csak azoknak a szakaszoknak a neve, amelyeket az ügyfél a részletekben vagy a PDF-ben lát, a régi és új értékek nélkül (ezek a PDF kiegészítésében szerepelnek).

Az ellenőrzési kört (ellenőrzésre átadás, átdolgozásra visszaküldés), a technikus hozzárendelésének változásait, a kapcsolódó protokollokat, a számlákat, a módosító számlákat, a címzetteket és a protokoll belső adatait (tervezési megjegyzés, számlázási állapot) az ügyfél nem látja. Hogy az ügyfél mely szakaszokat kapja meg, azt a szakaszbeállítások határozzák meg.

A protokoll idővonala az ügyfélportálonDesktop

Figyelmeztetés érvénytelen aláírásokra

Ha aláírás után a protokoll adatai módosultak, az alkalmazás két módon figyelmeztet:

1. Sárga banner a részletek felső részén

A protokoll felett feltűnő banner jelenik meg: „Az aláírás már nem felel meg a protokoll aktuális állapotának”. A banner mutatja:

• Mely aláírások veszítették érvényüket — ügyfél, technikus vagy mindkettő
• Módosított szakaszok — színes címkék mezőnevekkel, ahol változás történt (pl. Anyagok, Kártevők, Megjegyzések)
• „Változástörténet megjelenítése” gomb — közvetlenül az idővonalhoz görget

2. Esemény az idővonalon

Az idővonalon megjelenik az Érvénytelen aláírás esemény a mezők részleteivel, amelyek érvénytelenítették az aláírást.

Mi a teendő? Nyissa meg a protokollt szerkesztésre (ha van jogosultsága), és írja alá újra — az aláírások frissülnek, a banner eltűnik. Ezzel igazolja, hogy az aláírások az aktuális adatokhoz tartoznak.

Részlet szakaszok

A protokoll részlete több szakaszra oszlik. Az egyes szakaszok megjelenése a szervezet beállításaitól függ.

Ügyféladatok

• Név / Cégnév
• Számlázási cím (székhely)
• Kapcsolattartási e-mail és telefon
• Cégazonosító, adóazonosító, közösségi adószám (ha ki lett töltve)

Munkavégzés helye

Információk arról a telephelyről, ahol a munkát végezték:

• Telephely neve (ha eltér a székhelytől)
• Munkavégzés címe
• Helyszíni kapcsolattartó
• Telefon és e-mail a munkavégzés helyéhez

Munka részletei

• Munka kezdésének dátuma és ideje
• Munka befejezésének dátuma és ideje
• Munka típusa (pl. rágcsálóirtás, rovarirtás)
• Munka altípusa (pl. megelőző ellenőrzés)
• Protokoll létrehozásának dátuma

Címkék

A protokollhoz rendelt színes címkék (címkék). Ha van jogosultsága:

• Új címkéket adhat hozzá a + gombbal
• Címkéket távolíthat el a címke melletti × gombbal

Megjegyzés: A címkék elérhetősége az adminisztrátor által beállított jogosultságaitól függ.

Technikusok

• Fő technikus — felelős a munka elvégzéséért
• További technikusok — együttműködő technikusok (ha megadták)

GPS helyek

Ha a protokoll GPS-adatokat tartalmaz:

• Munka kezdete — pozíció az űrlap megnyitásakor
• Munka vége — pozíció a protokoll mentésekor
• Szinkronizálás — pozíció offline protokoll szinkronizálásakor

A pozíciókat a protokollhoz rendelt technikus rögzíti, mégpedig csak egyszer. A protokoll más felhasználók (például az iroda) általi szerkesztése nem változtatja meg őket, és az űrlap nem kéri le a pozíciójukat. A menedzser által technikus számára előkészített protokollnak nincsenek pozíciói, amíg a technikus el nem menti.

A koordinátákra kattintva a hely megnyílik a Google Mapsben.

Kártevők

A talált kártevők listája:

• Kártevő fajtája
• Pontosabb leírás (ha megadták)
• Mennyiség/intenzitás

Felhasznált anyagok

A munka során felhasznált anyagok listája:

• Anyag neve
• Mennyiség
• Koncentráció (ha megadták)

Telepítések

A telepített eszközök listája:

• Eszköztípus
• Darabszám

Fotódokumentáció

Fotógaléria a munkavégzés helyéről. A fotóra kattintva nagyíthatja. A nagyított nézetben:

• Húzással válthat fotók között
• Részleteket nagyíthat
• A képen kívül kattintva bezárhatja

Hiányosságok

A feltárt hiányosságokat kategóriákban jeleníti meg:

• Szervezési hiányosságok — munka szervezésével kapcsolatos problémák
• Építési hiányosságok — épülethibák
• Higiéniai hiányosságok — higiéniai problémák

Minden kategóriánál látható:

• Állapot (igen/nem/nincs hiányosság)
• Hiányosság leírása
• Fotók (ha csatolták)

Kiegészítő információk

• Ideiglenes rendszeres tárolás
• Biztosítási esemény
• Engedélyesek száma
• Következő beavatkozás időpontja
• Következő ellenőrzés időpontja

Ajánlások

Az ügyfélnek szóló ajánlások listája. Minden ajánlás tartalmazza:

• Név/cím
• Ajánlás szövege
• Illusztrációs kép (ha hozzá van rendelve)

Megjegyzések

A technikus által megadott szöveges megjegyzések a protokollhoz.

Offline mód

Offline módban:

• ✅ Megtekintheti a kapcsolat megszakítása előtt betöltött protokollokat
• ✅ Szerkesztheti a protokollt — a módosítás a kapcsolat helyreállása után mentődik
• ⚠️ A PDF-ek és fényképek csak akkor érhetők el, ha korábban kapcsolattal megnyitotta őket
• ❌ Megosztás és e-mailes küldés nem lehetséges

Tippek

Tipp: Ha gyorsan meg kell találnia egy konkrét protokollt, keressen protokollszám alapján a történetben.

Tipp: Mobil megosztáskor a protokollt közvetlenül WhatsAppon vagy más üzenetküldő alkalmazáson is elküldheti.

Tipp: A címkék segítenek a protokollok későbbi szűrésében — például „sürgős”, „reklamáció” vagy „VIP ügyfél”.

Tipp: Az idővonal pontosan megmutatja, ki és mikor végzett módosításokat a protokollon.