Protokoll beállítások
A Protokoll fülön konfigurálható a protokollszámozás, a PDF dokumentumok megjelenése és a jóváhagyási folyamat.
Hozzáférés
- Nyissa meg a Beállítások oldalt (desktopon bal oldali panel, mobilon További)
- Kattintson a Protokoll fülre
Protokollszámozás
Minden protokoll automatikusan egyedi számot kap ELŐTAG-ÉV-SORSZÁM formátumban.
| Mező | Leírás | Példa |
|---|---|---|
| Protokollszám előtagja | Szöveg a protokollszám előtt | ”DDD”, “P”, “ABC” |
Számozási példa:
- Előtag:
DDD→ Protokollszám:DDD-2026-000001,DDD-2026-000002, … - Előtag nélkül → Protokollszám:
2026-000001,2026-000002, …
Az év automatikusan az aktuális év szerint töltődik ki. A sorszám minden év elején újraindul.
PDF sablon
A generált PDF dokumentum megjelenésének beállításai.
Szövegek a dokumentumban
| Mező | Leírás | Hol jelenik meg |
|---|---|---|
| Betűtípus a PDF-hez | Az egész PDF-ben használt betűtípus (előnézettel) | A dokumentum minden részén |
| A protokoll fő címe | A dokumentum fő címe | Az első oldal tetején |
| Alcím | Szöveg a fő cím alatt | A cím alatt |
| Szöveg a fejlécben | Ismétlődő szöveg | Minden oldal fejlécében |
| Megerősítő nyilatkozat | Szöveg az aláírások előtt | Az aláírási szakasz felett |
| Szöveg a láblécben | Szöveg alul (max. 36 karakter) | Minden oldal láblécében a dátum után |
Megjelenítés a PDF-ben
A kapcsolók határozzák meg, mi jelenjen meg a PDF-ben:
| Kapcsoló | Leírás |
|---|---|
| Céglogó | Logó a dokumentum fejlécében |
| Cégjegyzékszám / Adószám | Céges számlázási adatok a fejlécben |
| Ajánlási banner | Grafikus banner az ajánlások szakasznál |
| Létrehozás dátuma | A protokoll létrehozásának dátuma és ideje |
| Bélyegző | Céges bélyegző az aláírásoknál |
| Aláírás dátuma | Dátum az aláírások alatt |
| Változások aláírás után külön oldalon | Az aláírás utáni változások listája és az újranyitás utáni kiegészítések a PDF-ben új oldalon kezdődnek. Az aláírások alatti figyelmeztetés megmarad. Aláírás utáni változások nélkül a PDF nem változik. |
Megjegyzés: A logót és bélyegzőt az Általános fülön állíthatja be. Hogy mely szakaszok jelennek meg a PDF-ben, azt a Szakaszok és láthatóság fül határozza meg.
Protokollfolyamat
Ez a szakasz határozza meg, hogyan haladnak a protokollok a létrehozástól az ügyfélnek történő elküldésig.
Folyamat bekapcsolása
A Protokollfolyamat engedélyezése kapcsoló állapotfolyamatot kapcsol be:
- Bekapcsolva — a protokollok állapotai: Folyamatban lévő → Ellenőrzés alatt → Elküldött. Az állapotokról részletesen a protokoll részleteiben olvashat.
- Kikapcsolva — a protokollok közvetlenül elküldöttként jönnek létre (egyszerű használat ellenőrzés nélkül)
Tipp: Ha egyedül dolgozik, vagy nincs szüksége ellenőrzési folyamatra, hagyja kikapcsolva. A protokollok egy lépésben készülnek és küldődnek.
Ellenőrzési mód
Ha a folyamat be van kapcsolva, válasszon módot:
| Mód | Leírás |
|---|---|
| Opcionális ellenőrzés | A technikus elküldheti közvetlenül az ügyfélnek VAGY előbb ellenőrzésre adhatja |
| Kötelező ellenőrzés | A technikusnak KÖTELEZŐ ellenőrzésre adnia. Az ügyfélnek csak a felettes küldheti el |
A Kötelező ellenőrzés akkor megfelelő, ha minden protokollnak minőségellenőrzésen kell átmennie, mielőtt az ügyfél megkapja.
Protokollok előkészítése menedzser által
A Protokollok előkészítése a menedzser által kapcsoló fordított folyamatot tesz lehetővé:
- A menedzser létrehozza a protokollt és kitölti az alapadatokat
- Hozzárendeli egy technikushoz
- A technikus terepen befejezi a protokollt (anyagok, fotók, aláírások)
- Ellenőrzésre adja vagy elküldi
Elküldött protokollok újranyitása
Az Elküldött protokollok újranyitása kapcsoló lehetővé teszi, hogy a menedzser javításra újranyisson egy már elküldött protokollt. Módosítás után új revízió jön létre (pl. „Rev. 1”).
Megjegyzés: Az újranyitás rögzül a protokoll idővonalán, az eredeti verzió pedig megmarad a történetben.
Figyelmeztetések inaktív protokollokra
Ha a protokollfolyamat be van kapcsolva, beállíthat figyelmeztetéseket azokra a protokollokra, amelyeken hosszabb ideje nem dolgoztak:
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Folyamatban lévő protokollok (nap) | Hány nap után jelölődjön egy folyamatban lévő protokoll inaktívnak |
| Ellenőrzés alatt álló protokollok (nap) | Hány nap után jelölődjön egy ellenőrzésre váró protokoll inaktívnak |
Az inaktív protokollok vizuálisan elkülönülnek a protokolltörténetben, hogy ne feledkezzen meg róluk.
A 0 érték azt jelenti, hogy a figyelmeztetések ki vannak kapcsolva.
Tippek professzionális megjelenéshez
- Betűtípus a PDF-hez: Válasszon jól olvasható betűtípust — kiválasztáskor előnézet jelenik meg
- Logó: A legjobb eredményhez használjon átlátszó hátterű PNG-t
- Bélyegző: A kerek bélyegző professzionális hatású; ajánlott az átlátszó hátterű PNG
- A protokoll fő címe: Rövid és egyértelmű (pl. „Elvégzett szolgáltatás protokollja”)
- Szöveg a láblécben: Kapcsolattartási adatok vagy weboldal (max. 36 karakter)
Kapcsolódó témák
- Beállítások áttekintése — logó, bélyegző, cégadatok
- Szakaszok és láthatóság — mely szakaszok jelennek meg a PDF-ben és validáció
- Protokoll létrehozása — hogyan hozzon létre protokollt
- Protokoll részletei — protokollállapotok és idővonal