Kliens meghívása a portálra

A kliense szeretné megtekinteni az elvégzett munkák protokolljait, vagy hozzáférésre van szüksége a biztonsági adatlapokhoz (SDS)? Hozzon létre számára kliensportál-hozzáférést közvetlenül a kliens kártyájáról az alkalmazásban.

Mit lát a kliens a portálon

Bejelentkezés után a kliens hozzáfér ezekhez:

• Áttekintés (Dashboard) - gyors műveletek és a hozzárendelt cégek kártyái protokollszámmal
• Protokollok - az összes protokoll, amelyet a telephelyein végeztek, PDF-letöltéssel
• Dokumentumok - biztonsági adatlapok (SDS), tanúsítványok és további, portálon láthatóként jelölt dokumentumok
• Saját adatok - céges adatok, kapcsolatok és telephelylista, minden telephely részleteire mutató hivatkozással
• Telephely részlete - egy konkrét telephely protokolljai és dokumentumai, kapcsolattartási adatok, nyitvatartás és térképlink

A kliens csak a saját cégei és telephelyei adatait látja. Nincs hozzáférése más kliensek adataihoz vagy az alkalmazás belső funkcióihoz. Ha a kliens hozzáférése konkrét telephelyekre van korlátozva (lásd Hozzáférés telephelyek szerint), csak ezeket a telephelyeket és adataikat látja.

Megjegyzés: Részleteket arról, hogy mit lát a kliens a portálon, a kliensportál áttekintésében, a dokumentumoknál és a Saját adatok szakaszban talál.

Ki hívhat meg klienseket

Kliens meghívásához az adminisztrátor által beállított jogosultság szükséges. Ha nem látja a Meghívás gombot, forduljon az adminisztrátorhoz.

Kliens meghívása

1. lépés: Nyissa meg a kliens részleteit

Nyissa meg annak a kliensnek a kliens részleteit, akinek hozzáférést szeretne létrehozni.

2. lépés: Keresse meg a „Portálhozzáférés” kártyát

A kliens részletei oldalon található a Portálhozzáférés kártya. Ez mutatja az aktuális állapotot:

• Ha a kliensnek még nincs hozzáférése - a „A kliensnek nincs portálhozzáférése” üzenetet és a Meghívás gombot látja
• Ha már van fiókja - a hozzárendelt felhasználók listáját látja email címmel, névvel és utolsó bejelentkezési dátummal

Portálhozzáférés kártyaDesktop

3. lépés: Kattintson a „Meghívás” gombra

Megnyílik az email cím kiválasztására szolgáló párbeszédablak.

4. lépés: Válasszon emailt

Meghívó párbeszédablakDesktop

Három lehetőség közül választhat:

Tipp: Ha a kliens kapcsolattartója másik emailt részesít előnyben, mint ami a kliens kártyáján szerepel, válassza a Másik email lehetőséget, és adja meg a kívánt címet.

5. lépés: Küldje el a meghívót

Kattintson a Meghívó küldése gombra. Az alkalmazás:

1. Létrehozza a kliens fiókját, ha még nem létezik
2. Emailt küld a jelszó beállítására szolgáló hivatkozással

A meghívó elküldése után a kliens hozzáfér az adott cég összes telephelyéhez. Ha a hozzáférést csak kiválasztott telephelyekre kell korlátozni, olvassa el lent a Hozzáférés telephelyek szerint szakaszt.

Alternatív módszer: Létrehozás a felhasználókezelésben

Ha már létrehozáskor meg kell adnia, mely telephelyekhez férjen hozzá a kliens, a Meghívás gomb helyett használja a Felhasználók oldalt:

1. Nyissa meg a Felhasználók menüpontot az alkalmazás menüjében
2. Kattintson a Portálfelhasználó hozzáadása gombra
3. Adja meg a keresztnevet, vezetéknevet és emailt
4. A Hozzárendelt kliensek szakaszban válassza ki a cégeket
5. A Telephely-hozzáférés szakaszban (opcionális) válassza ki a konkrét telephelyeket
6. Mentse

Ez a módszer lehetővé teszi a részletes telephely-hozzáférés beállítását már a fiók létrehozásakor, így később nem kell külön módosítani.

Mikor melyik módszert használja:

• Meghívás (kliens részleteiből) — gyors meghívás hozzáféréssel a cég összes telephelyéhez
• Felhasználók (felhasználókezelés) — ha azonnal konkrét telephelyekre kell korlátozni a hozzáférést, vagy egyszerre több céget kell hozzárendelni

Mit kap a kliens

A kliens emailt kap „Meghívó a kliensportálra” tárggyal, amely tartalmazza:

• Üdvözlő szöveget az Ön cégének nevével
• Fiók aktiválása gombot - hivatkozást a jelszó beállításához

A hivatkozásra kattintva a kliens beállítja a jelszavát, és be tud jelentkezni a portálra.

Megjegyzés: Az aktiváló hivatkozás időkorlátos. Ha a kliens nem használja időben, a felhasználókezelésben küldhet neki újat (jelszó visszaállítása).

Mit lát a kliens bejelentkezés után

Áttekintés (Dashboard)

A kezdőképernyőn a kliens ezt látja:

• Gyors műveletek - négy kártya: Összes protokoll, Dokumentumok (darabszámmal), Saját adatok, Saját cégek
• Cégkártyák - minden hozzárendelt céghez: név, cégazonosító, protokollok száma, utolsó protokoll dátuma és „Összes protokoll” gomb

Ha a klienshez csak egy cég van hozzárendelve, egy kártya jelenik meg. Ha több, mindegyikhez külön kártya látható.

Saját adatok

A Saját adatok szakaszban a kliens ezt látja:

• Céges adatok - név, cégazonosító, adószám, közösségi adószám, kapcsolattartó
• Kapcsolattartási adatok - email, telefon, email protokollokhoz (email címek szerkesztési lehetőségével)
• Telephelylista - kattintható telephelykártyák címmel, kapcsolattartóval és telefonnal
• Utolsó protokollok - az utolsó 5 protokoll a teljes listára mutató hivatkozással

Ha a klienshez több cég van hozzárendelve, a fejlécben megjelenik egy cégválasztó legördülő lista.

Telephely részlete

A Saját adatok szakaszban egy telephelyre kattintva megnyílik a telephely részlete, ahol a kliens ezt találja:

• Statisztikák - protokollok és dokumentumok száma az adott telephelyhez
• Telephely információi - cím térképlinkkel, kapcsolattartó, telefon, email, nyitvatartás, megjegyzés
• Telephelyi dokumentumok - SDS, tanúsítványok, térképek és további, az adott telephelyhez rendelt dokumentumok, csak ha láthatók a portálon
• Telephely protokolljai - az adott címen végzett protokollok listája

Ez a felosztás különösen hasznos több telephellyel rendelkező klienseknél — minden kapcsolattartó csak a saját telephelyéhez tartozó protokollokat és dokumentumokat láthatja.

Dokumentumok

A Dokumentumok oldalon a kliens áttekinthető táblában látja az összes elérhető dokumentumot (SDS és egyéb), anyag szerint csoportosítva. A táblázat szűrhető anyagnév vagy dokumentumtípus alapján. A szem ikonra kattintva megnyílik a dokumentum előnézete.

Hozzáférés telephelyek szerint

Alapértelmezett hozzáférés (összes telephely)

Ha a klienst a kliens részleteiben lévő Meghívás gombbal hívja meg, hozzáférést kap az adott cég összes telephelyéhez. A portálon ezt látja:

• A kliens összes telephelyét (címét)
• Az összes telephely protokolljait
• Az összes telephelyhez rendelt dokumentumokat

Ez cégtulajdonosoknak vagy az egész vállalatért felelős személyeknek megfelelő.

Hozzáférés korlátozása telephelyek szerint

Ha a kliensnek több telephelye van, és egy kapcsolattartónak csak a saját telephelye adatait kell látnia, korlátozhatja a hozzáférést.

A korlátozást a felhasználókezelésben állíthatja be:

1. Nyissa meg a Felhasználók oldalt
2. Keresse meg a portálfelhasználót, és kattintson a szerkesztés ikonra (ceruza)
3. A Telephely-hozzáférés szakaszban („opcionális” jelöléssel) válasszon konkrét telephelyeket:
   • Kattintson a „Telephely hozzáadása…” mezőbe, és válassza ki a kívánt telephelyet
   • A kiválasztott telephelyek címkeként (chipként) jelennek meg, és egyenként eltávolíthatók
   • Ha üresen hagyja a mezőt, a felhasználó a hozzárendelt cégek összes telephelyéhez hozzáfér
4. Mentse a módosításokat

Mit befolyásol a korlátozás:

A korlátozott hozzáférésű felhasználó a portálon csak ezt látja:

• Telephelyek — a Saját adatok szakaszban csak a kiválasztott telephelyek jelennek meg
• Protokollok — csak a kiválasztott telephelyeken végzett protokollok
• Telephelyi dokumentumok — a telephely részleteinél csak a kiválasztott telephelyekhez rendelt dokumentumok

Példa: Az „ABC s.r.o.” cégnek 5 telephelye van. A košicei telephely vezetőjének csak a košicei protokollokat és dokumentumokat kell látnia. Hozzon létre számára fiókot, és a felhasználókezelésben csak a „Košice” telephelyet rendelje hozzá. A portálon csak a košicei telephely részleteit, protokolljait és dokumentumait látja.

Tipp: Ha később módosítania kell a hozzáférés körét (telephely hozzáadása vagy eltávolítása), ezt ugyanígy teheti meg a felhasználó szerkesztésével a felhasználókezelésben. Az összes telephelyhez való hozzáférés visszaállításához egyszerűen távolítsa el az összes kiválasztott telephelyet.

Megjegyzés: A fő Dokumentumok oldal az elmúlt 24 hónap protokolljaiban használt anyagok SDS dokumentumait jeleníti meg. Egy konkrét telephely dokumentumai a telephely részleteinél kezelhetők.

Hozzáférés kezelése

További felhasználó hozzáadása

Egy kliensnek legfeljebb 5 portálfelhasználója lehet. Ha a kliensnek már van legalább egy fiókja, a gomb Hozzáadás feliratra vált, és zárójelben látható az aktuális állapot, például „2/5”.

Ez akkor hasznos, ha:

• Ugyanabból a cégből több személynek is hozzáférésre van szüksége
• Minden telephelynek más kapcsolattartója van - hozzon létre mindegyiknek külön fiókot, és korlátozza hozzáférésüket a megfelelő telephelyre

Felhasználó leválasztása

Ha a kliensnek már nem kell hozzáférnie:

1. A Portálhozzáférés kártyán keresse meg a felhasználót
2. Kattintson a leválasztás gombra (lánc ikon)
3. Erősítse meg a párbeszédablakban

A felhasználó elveszíti hozzáférését az adott kliens adataihoz. Ha nincs más klienshez rendelve, a fiókja automatikusan törlődik.

Megjegyzés: A leválasztáshoz klienskezelési jogosultság szükséges. Ha nem látja az ikont, forduljon az adminisztrátorhoz.

Egy felhasználó, több cég

Ha a kliens több céggel rendelkezik, egy portálfiók több kliensrekordhoz is hozzárendelhető. Bejelentkezés után a felhasználó a portálon az összes hozzárendelt cég kártyáját látja.

További kliensek hozzárendelését a felhasználókezelésben végezheti el.

Hibaelhárítás

A kliens nem kapta meg az emailt

• Kérje meg a klienst, hogy ellenőrizze a spam / kéretlen levelek mappát
• Ellenőrizze, hogy az email cím helyes-e
• Próbálja meg újra elküldeni a meghívót

A kliens elfelejtette a jelszót

A felhasználókezelésben keresse meg a kliens felhasználóját, és kattintson a kulcs ikonra (jelszó visszaállítása). Új hivatkozás érkezik az email címére.

A kliens nem lát egy céget

A kliens csak azokat a cégeket látja, amelyekhez hozzá van rendelve. Ha valamelyik hiányzik, nyissa meg az adott cég részleteit és hívja meg, vagy rendelje hozzá a céget a felhasználókezelésben.

A kliens nem lát egy telephelyet

Ha a felhasználó hozzáférése konkrét telephelyekre van korlátozva, a többit nem látja. Ellenőrizze és módosítsa a hozzárendelt telephelyek listáját a felhasználókezelésben a felhasználó szerkesztésével.

A kliens nem lát dokumentumokat

A portálon a kliens csak azokat a dokumentumokat látja, amelyek láthatóként vannak jelölve a portálon. Ha a kliens nem lát egy várt dokumentumot:

• Ellenőrizze, hogy a dokumentumnál be van-e kapcsolva a Látható a portálon opció feltöltéskor vagy szerkesztéskor
• Ellenőrizze, hogy a dokumentum a megfelelő telephelyhez van-e rendelve, vagy a kliens „összes telephelyére” van-e beállítva
• Az SDS típusú dokumentumok automatikusan megjelennek a Dokumentumok oldalon, ha az anyagokat az elmúlt 24 hónap protokolljaiban használták

Tippek

Tipp: A meghívót akkor küldje el, amikor a klienshez már legalább egy protokoll tartozik. Az adatokkal feltöltött portál hasznosabb, mint az üres portál.

Tipp: Több telephellyel rendelkező nagyobb cégeknél gondolja át, hogy egy személy kapjon-e hozzáférést az összes telephelyhez, vagy minden telephely kapcsolattartója külön korlátozott fiókot kapjon.

Tipp: A meghívó elküldése után felhívhatja a klienst, és megkérheti, hogy ellenőrizze az emailjét. Így kisebb az esélye, hogy a meghívó elveszik a spam között.