Értesítések
Az Értesítésekben állíthatja be, melyik címről mennek ki a jegyzőkönyvek, kik kapják meg őket, és melyik szolgáltatás küldi az emaileket.
Hozzáférés
- Nyissa meg a Beállítások oldalt.
- Kattintson az Értesítések fülre.
Feladó
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Feladó email címe | A címzett által feladóként látott cím. Deratix email esetén ez fixen app@deratix.com. |
| Feladó neve | Az emailben megjelenő név, például a cég neve vagy „Deratix jegyzőkönyvek”. |
Címzettek
Jegyzőkönyv küldése után a PDF mellékletes email ezeknek a kapcsolóknak megfelelően kerül kézbesítésre:
| Kapcsoló | Leírás |
|---|---|
| Címzettválasztó párbeszédablak megjelenítése | Jegyzőkönyv mentése után megjelenik egy ablak, ahol kiválaszthatók a címzettek. Kikapcsolva az email automatikusan az aktuális beállítások szerint megy ki. |
| Telephely emailjének előválasztása | A kiválasztott telephely email címe automatikusan be lesz jelölve. A technikus küldés előtt törölheti a jelölést. |
| Belső másolat küldése | Minden jegyzőkönyv másolata belső email címre is elküldésre kerül. |
| Belső másolat email címe | A belső másolat címzettje. A belső másolat bekapcsolásakor jelenik meg. |
Címzettválasztó párbeszédablak
Ha a címzettválasztás aktív, küldéskor:
- elküldheti a jegyzőkönyvet az ügyfélnek,
- elküldheti a kiválasztott telephely email címére,
- további email címeket adhat meg,
- dönthet úgy, hogy nem küld emailt.
Email-küldési szolgáltatás
A Deratix három küldési módot támogat.
| Mód | Mikor használja |
|---|---|
| Deratix email | A legegyszerűbb választás. Az emailek app@deratix.com címről mennek ki, saját domain beállítása nélkül. |
| Saját email Deratixon keresztül | A címzett a céges domaint látja, a kézbesítést Deratix végzi. DNS-ellenőrzést igényel. |
| Saját SMTP szerver | Céges levelezőszerverhez vagy professzionális email szolgáltatáshoz, ha ismeri az SMTP adatokat. |
Saját email Deratixon keresztül
- Adjon meg egy feladói emailt a saját domainjén.
- Kattintson a Domain regisztrálása gombra.
- Adja át a megjelenő DNS rekordokat a domain kezelőjének.
- DNS-frissítés után kattintson a DNS ellenőrzése gombra.
- Sikeres ellenőrzés után küldjön teszt emailt.
Megjegyzés: A DNS rekordok terjedése több órát is igénybe vehet. Ha az ellenőrzés nem sikerül azonnal, próbálja újra később.
Saját SMTP szerver
| Mező | Leírás |
|---|---|
| SMTP Host | Az email szolgáltató SMTP szerverének címe |
| SMTP Port | Általában 587 TLS-hez vagy 465 SSL-hez |
| Titkosítás | TLS, SSL vagy nincs, a szerver beállításai szerint |
| Felhasználónév | Többnyire email cím |
| Jelszó | Jelszó vagy alkalmazásjelszó a szolgáltatótól függően |
Ismert személyes email szolgáltatásoknál a Deratix figyelmeztetést jelenít meg az ajánlott lépésekkel. A személyes fiókok gyakran külön alkalmazásjelszót igényelnek, küldési limitekkel rendelkeznek, és nem mindig alkalmasak üzleti jegyzőkönyvek küldésére.
Tipp: Megbízható kézbesítéshez használja a Deratix email vagy a Saját email Deratixon keresztül módot. Saját SMTP-t főleg stabil céges levelezőszerver esetén válasszon.
Tartalék küldés
Ha a saját SMTP szerver hibázik, a Deratix tartalék küldést használhat app@deratix.com címről, hogy a jegyzőkönyvek ne vesszenek el. A beállításokban figyelmeztetés jelenik meg a hibával és az SMTP adatok ellenőrzésére vonatkozó javaslattal.
Teszt email
Mentés után ellenőrizze a kézbesítést:
- Adjon meg tesztcímet, vagy hagyja üresen a mezőt a saját felhasználói emailhez.
- Kattintson a Teszt email küldése gombra.
- Ellenőrizze az eredményt a beállításokban.
Megjegyzés: A teszt csak mentett beállításoknál érhető el. Ha vannak nem mentett módosítások, először mentse őket.
Jegyzőkönyv küldése
- A technikus létrehozza vagy elküldi a jegyzőkönyvet.
- Ha a címzettválasztó aktív, kiválasztja a címzetteket.
- A Deratix elküldi az emailt a PDF jegyzőkönyvvel.
- Ha a belső másolat aktív, azt is elküldi a belső email címre.
Az email tartalma a szakaszok és láthatóság beállításaitól is függ.
Hibaelhárítás
Az emailek nem érkeznek meg
- Ellenőrizze a spam vagy levélszemét mappát.
- Ellenőrizze a címzett email címét.
- Küldjön teszt emailt.
- Saját SMTP esetén ellenőrizze a hostot, portot, titkosítást és belépési adatokat.
Az email spambe került
Leggyakrabban az segít, ha ellenőrzött céges domainről küld a Saját email Deratixon keresztül móddal, mert az SPF és DKIM rekordok növelik a feladó megbízhatóságát.
Az SMTP szerver nem elérhető
Ellenőrizze, hogy nincs-e kiesés, engedélyezi-e a Deratix felől érkező kapcsolatot, és aktuálisak-e az adatok. Ezután küldjön teszt emailt.
Tippek
Tipp: Saját emaillel rendelkező telephelyeknél kapcsolja be a Telephely emailjének előválasztása opciót. Így a technikusnak általában nem kell kézzel címzetteket választania.
Tipp: Ha belső nyilvántartást szeretne minden elküldött jegyzőkönyvről, kapcsolja be a Belső másolat küldése opciót.
Tipp: Érzékenyebb munkáknál kapcsolja be a Címzettválasztó párbeszédablak megjelenítése opciót, hogy a technikus küldés előtt lássa a pontos címeket.
Kapcsolódó témák
- Beállítások áttekintése — alapbeállítások
- Szakaszok és láthatóság — mi jelenik meg az emailben
- Jegyzőkönyv létrehozása — jegyzőkönyv küldése